Ausbilden in Filialbetrieben

Da die Ausbildungsverwaltung meist an einem Standort zentralisiert ist,

ist es wichtig, dass sich Filialbetriebe auf vergleichbare Strukturen...

Publikation öffnen

Ausbilden in Filialbetrieben Bundesweit tätige Unternehmen haben Standorte in vielen verschiedenen Bezirken der Industrie- und Handelskammern (IHKs). Da die Ausbildungsverwaltung meist an einem Standort zentralisiert ist, ist es wichtig, dass sich die Filialbetriebe auf vergleichbare Strukturen bei den unterschiedlichen IHKs, bei denen ihre Ausbildungsverträge eingetragen sind, verlassen können. Zu diesem Zweck arbeitet die IHK-Organisation kontinuierlich daran, ihre Verwaltung im Sinne der ef?zienten Zusammenarbeit mit den Ausbildungsbetrieben zu vereinfachen. Sie leistet so einen wesentlichen Beitrag zum Bürokratieabbau. Im Jahr 2007 hat eine Arbeitsgruppe aus Vertretern von IHKs und Ausbildungsbetrieben die Formulare, die im Rahmen der Ausbildungsverwaltung verwendet werden, einer kritischen Überprüfung unterzogen. Bei den Vorschlägen zur Verschlankung mussten stets die Vorgaben des Berufsbildungsgesetzes (BBiG) beachtet werden. Als Ergebnis liegen nun Formulare vor, die bundesweit verwendet werden können. Darüber hinaus wurden einige Verfahrensabläufe standardisiert. Bei der Arbeit an diesen Themen stellte sich heraus, dass bei Filialbetrieben mitunter Probleme auftauchen, die ein Unternehmen mit einem einzigen Standort im Bundesgebiet nicht hat: etwa unterschiedliche Entscheidungen der verschiedenen IHKs bei vermeintlich gleichen Sachverhalten. Um die Zusammenarbeit zwischen den IHKs und den Filialbetrieben zu verbessern, hat die Arbeitsgruppe eine Liste zusammengestellt, die die häu?gsten Fragen der bundesweit tätigen Ausbildungsbetriebe beantworten soll. Im Anhang ?nden Sie ferner die bundeseinheitlichen Formulare inklusive des bundeseinheitlichen Ausbildungsvertrags sowie einen Hinweis auf die DIHK-Website, auf der Sie diese Formulare digital herunter laden können. Ich hoffe, dass das kleine Kompendium Sie bei Ihrer täglichen Ausbildungsarbeit unterstützt. 1. Häu?g gestellte Fragen zum Ausbildungsvertrag: 1.1 Gibt es Formulare für den Ausbildungsvertrag und den Antrag auf Eintragung, die von allen IHKs in Deutschland akzeptiert werden? Ja, der DIHK stellt auf seiner Website die aktuellen Formulare im Word- und im pdf-Format zur Verfügung und passt diese regelmäßig an gesetzliche Änderungen an (siehe Anhang Nr. 1). Diese Formulare können Sie bei jeder IHK in Deutschland einreichen. 1.2 Wie viele Durchschläge des Ausbildungsvertrags müssen bei der IHK zur Prüfung eingereicht werden? Das ist aufgrund von regionalen Besonderheiten unterschiedlich geregelt. Bei einigen IHKs reicht ein von beiden Parteien unterschriebenes Vertragsformular, andere verlangen zwei Durchschläge. Bitte erkundigen Sie sich vorab bei der für Sie zuständigen IHK. Die IHK prüft dann, ob alle Vereinbarungen im Vertrag rechtmäßig sind. Ist das der Fall, trägt sie den Vertrag ins Verzeichnis der Ausbildungsverhältnisse ein und schickt den eingereichten Vertrag zurück an den Ausbildungsbetrieb. Stellt die IHK fest, dass es rechtliche Probleme gibt, setzt sie sich mit dem Ausbildungsbetrieb in Verbindung. 1.3 Im Betrieb werden jedes Jahr wieder einige Azubis im gleichen Ausbildungsberuf ausgebildet, die auch eine identische Ausbildung durchlaufen. Müssen wir für jeden Azubi jedes Jahr wieder eine identische sachliche und zeitliche Gliederung einreichen? Nein, wenn die aktuelle sachliche und zeitliche Gliederung der IHK bereits vorliegt, können Sie im Antrag auf Eintragung darauf verweisen. Sie kreuzen dann einfach das Feld ''Die sachliche und zeitliche Gliederung liegt der IHK mit Stand vom ( ) vor'' an. Bitte denken Sie aber daran, dass Sie eine neue sachliche und zeitliche Gliederung einreichen, wenn sich etwas ändert! 1.4 Kann bei den IHKs eine zentrale Postanschrift des Unternehmens hinterlegt werden, die von der Anschrift der Ausbildungsstätte abweicht? Ja, bitte sprechen Sie Ihre IHK an! 1.5 Kann als ''Ausbilder/in'' in den Verträgen für ganz Deutschland der Ausbildungsleiter bzw. die Ausbildungsleiterin in der Unternehmenszentrale stehen? Nein, das geht grundsätzlich nicht. Da die IHK den gesetzlichen Auftrag hat, die Ausbildung zu überwachen (§§ 32, 76 BBiG), muss sie darüber informiert sein, wer die Ausbildung tatsächlich vor Ort durchführt. Tipp: Sie sollten jedes Jahr vor Abschluss der Verträge in Ihrem Betrieb prüfen, ob eine neue Version der Vertragsformulare zur Verfügung gestellt wird. Die Formulare sind am PC ausfüllbar. 2. Häu?g gestellte Fragen zur Eignung von Ausbilderinnen und Ausbildern: 2.1 Ist die Position des Ausbilders an eine hierarchische Position im Unternehmen gebunden? Nein, es muss z.B. nicht der Filialleiter oder Inhaber als Ausbilder benannt werden. Eine langjährige erfahrene Fachkraft, die neben der fachlichen Eignung das persönliche Engagement zur Ausbildung mitbringt, kann ebenso benannt werden. 2.2 Wer ist ''fachlich geeignet'', um andere Personen auszubilden? Ausbilderinnen und Ausbilder müssen für die Ausbildung fachlich geeignet sein (§ 28 BBiG). Fachlich geeignet ist, wer die beru?ichen sowie die berufs- und arbeitspädagogischen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten besitzt, die für die Vermittlung der Ausbildungsinhalte erforderlich sind (§ 30 Abs. 1 BBiG). 2.3 Was meint das Gesetz mit ''beru?ichen Fertigkeiten, Kenntnissen und Fähigkeiten''? Die geforderten ''beru?ichen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten'' werden im BBiG genauer de?niert (§ 30 Abs. 2 Nr. 1 bis 3 BBiG): Die erforderlichen beru?ichen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten besitzt, wer die Abschlussprüfung vor der zuständigen Stelle in einer dem Ausbildungsberuf entsprechenden Fachrichtung bestanden hat. Dieser Nachweis kann auch durch eine anerkannte Prüfung an einer Ausbildungsstätte oder vor einer Prüfungsbehörde in einer dem Ausbildungsberuf entsprechenden Fachrichtung geführt werden. Die Voraussetzung des Mindestalters der Ausbilder von 24 Jahren gibt es seit 2005 nicht mehr. Der Nachweis ist ebenfalls erbracht, wenn eine Abschlussprüfung an einer deutschen Hochschule in einer dem Ausbildungsberuf entsprechenden Fachrichtung vorliegt. In allen drei Fällen ist weitere Voraussetzung, dass die Ausbilderinnen und Ausbilder eine angemessene Zeit in ihrem Beruf praktisch tätig gewesen sind. 2.4 Warum und wie lange muss man im Beruf praktisch tätig sein? Erst nach einer praktischen Tätigkeit kann man erwarten, dass die Absolventen die für den Ausbildungsberuf erforderlichen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten vermitteln können. Dadurch wird auch eine gewisse persönliche sowie beru?iche Reife der Ausbilderinnen und Ausbilder sichergestellt. Da das Gesetz über die Abschlussprüfung hinaus eine praktische Tätigkeit verlangt, reicht eine praktische Tätigkeit während des Ausbildungsgangs bis zur Abschlussprüfung (z.B. Praktikum) nicht. Es geht also um zusätzliche, nach der Abschlussprüfung liegende Praxiszeiten. Bei der Bemessung einer ''angemessenen Zeit'' hat die IHK einen Beurteilungsspielraum. Die Zeit der praktischen Tätigkeit kann von Ausbildungsrichtung zu Ausbildungsrichtung unterschiedlich lang sein. Bei einer mehr theoretisch orientierten Hochschulbildung wird sie im Regelfall auch länger sein als bei einer praktisch ausgerichteten Fachhochschulbildung. In die Beurteilung der Angemessenheit sind also der praktische Anteil des Ausbildungsganges und die danach liegenden betrieblichen Erfahrungen einzubeziehen. Tipp: Als Faustregel für die erforderliche Dauer der betrieblichen Erfahrungen kann man 50% der in der Ausbildungsordnung vorgesehenen Dauer des jeweiligen Berufes ansetzen, bei einem dreijährigen Beruf also 1,5 Jahre. Bei einer kürzeren beru?ichen Tätigkeit berücksichtigt die IHK: Ausbilderquali?zierungen (auch innerbetriebliche Quali?zierung), Führungsverantwortung und Personalverantwortung. 2.5 Wie muss ich vorgehen, um als Ausbilder bei der IHK eingetragen zu werden? Das Formular ''Ausbildungseignung'' (siehe Anhang Nr. 2) fragt unter Punkt I. alle relevanten Kriterien für die Eintragung als Ausbilder ab. Füllen Sie die Felder sorgfältig aus und legen Sie die gewünschten Unterlagen in Kopie bei. Wenn Sie möchten, können Sie sich die Eintragung als Ausbilder auch von der IHK schriftlich bestätigen lassen, dazu müssen Sie das entsprechende Feld auf dem Formular ankreuzen. 2.6 Darf jemand, der die fachliche Eignung nach den oben genannten Kriterien nicht hat, trotzdem ausbilden? Ja, aber nur bis auf Widerruf. Wer die fachliche Eignung nicht nachweisen kann, hat die Möglichkeit, einen Antrag auf widerru?iche Zuerkennung der fachlichen Eignung zu stellen (§ 30 Abs. 6 BBiG). Das bedeutet, dass die IHK prüft, ob aufgrund der Erfahrungen des Antragstellers die Ausbildung bis auf Widerruf gestattet werden kann. Dieser Antrag ist ebenfalls in das Formular ''Ausbildungseignung” (siehe Anhang Nr. 2) unter Punkt II. integriert. Die widerru?iche Zuerkennung der fachlichen Eignung wird in einigen Bundesländern von den IHKs ausgesprochen, in einigen Bundesländern von anderen Behörden. Wo die IHK nicht für die Zuerkennung der fachlichen Eignung zuständig ist, ist es im Regelfall möglich, den Antrag trotzdem bei der IHK vor Ort einzureichen. Diese fertigt dann eine Stellungnahme zum Antrag an (§ 30 Abs. 6 BBiG). Dann leitet die IHK beide Dokumente an die nach Landesrecht zuständige Behörde weiter. Dadurch erhalten alle Antragsteller die Leistungen aus einer Hand und müssen sich nicht über die jeweiligen rechtlichen Gegebenheiten der einzelnen Bundesländer kundig machen. 2.7 Welche Anlagen müssen mit dem Antrag auf widerru?iche Zuerkennung der fachlichen Eignung eingereicht werde? Es müssen alle Informationen beigefügt werden, die dafür sprechen, dass man fachlich für die Ausbildung geeignet ist. Dazu gehören zunächst ein tabellarischer schulischer und beru?icher Lebenslauf, ggf. Prüfungs- und Lehrgangszeugnisse, Tätigkeitsnachweise und, sofern vorhanden, die Gewerbeanmeldung. 2.8 Darf dann jeder ausbilden, der fachlich geeignet ist? Nein, darüber hinaus muss man persönlich geeignet sein. Das bedeutet, dass man mit Jugendlichen umgehen kann und darf. Persönlich nicht geeignet ist, wer Kinder und Jugendliche nicht beschäftigen darf oder wer wiederholt oder schwer gegen das Berufsbildungsgesetz oder andere rechtliche Vorschriften in diesem Zusammenhang verstoßen hat. Wer z.B. schon einmal strafrechtlich in Bezug auf Jugendliche in Erscheinung getreten ist, wird von der IHK nicht als persönlich geeignet akzeptiert. 2.9 Muss die Eignung als Ausbilder beim Wechsel in einen anderen IHK-Bezirk erneut nachgewiesen werden? Grundsätzlich ja, denn jede IHK ist gesetzlich verp?ichtet, sich davon zu überzeugen, dass die Ausbilder zur Ausbildung geeignet sind. Aber: Damit die IHK am neuen Standort nicht wieder alles von vorne prüfen muss, kann jeder Ausbilder sich bei der IHK, die seine Quali?kationen geprüft hat, eine Bestätigung über seine Eintragung als Ausbilder geben lassen. Diese Eintragungsbestätigung kann er dann bei der IHK am neuen Standort vorlegen, damit dort eine vereinfachte Überprüfung möglich ist. 3. Häu?g gestellte Fragen zur Ausbildungsstätte 3.1 In großen Filialbetrieben entscheidet sich oft erst kurz vor Ausbildungsbeginn, in welcher Filiale der Azubi eingesetzt wird. Muss ich bei Vertragsschluss unbedingt die Ausbildungsstätte angeben? Ja. Die Ausbildungsstätte ist der Ort, an dem der überwiegende Teil der Berufsausbildung statt?nden soll. Sie muss auch im Ausbildungsvertrag unter C konkret, d.h. mit Adresse, benannt werden. Ausbildungszeiten außerhalb dieser Ausbildungsstätte werden unter D im Vertrag eingetragen (§ 11 Abs. 1 BBiG). Hier sollten alle Ausbildungsmaßnahmen außerhalb der Ausbildungsstätte eingetragen werden, soweit sie bei Vertragsschluss bekannt sind. 3.2 Was muss das Unternehmen tun, wenn sich innerhalb der Ausbildungszeit die Ausbildungsstätte ändert? Dann muss ein Änderungsvertrag mit dem Auszubildenden geschlossen werden, in dem die neue Ausbildungsstätte als Ausbildungsort vereinbart wird. Der Änderungsvertrag muss bei der IHK eingereicht werden, der neue Ausbilder muss ebenfalls benannt werden. In der Regel genügt zur Änderung des Ausbildungsvertrags ein formloses Schreiben mit folgendem Inhalt: ''Der Ausbildungsvertrag vom ( ) zwischen ( ) und ( ) wird wie folgt geändert: Die Ausbildungsstätte ist ab (Datum) die Filiale (Ort, Straße, Hausnummer). Die Ausbildung wird von diesem Zeitpunkt an von Herrn/Frau (.), geboren am (.) als Ausbilder/in durchgeführt.'' Das Schreiben muss von beiden Parteien unterschrieben werden. Wenn der oder die Auszubildende noch minderjährig ist, ist auch die Unterschrift der Erziehungsberechtigten nötig. 3.3 Wie viele Fachkräfte müssen in einer Filiale beschäftigt sein, damit man ausbilden darf? Das Bundesinstitut für Berufsbildung (BiBB) emp?ehlt folgendes Verhältnis zwischen Fachkräften und Azubis: Als Fachkraft gelten laut BiBB der Ausbildende, der bestellte Ausbilder oder wer eine Ausbildung in einer dem Ausbildungsberuf entsprechenden Fachrichtung abgeschlossen hat oder mindestens das Zweifache der Zeit, die als Ausbildungszeit vorgeschrieben ist, in dem Beruf tätig gewesen ist, in dem ausgebildet werden soll. Diese Kriterien beziehen sich, so das BiBB, nicht auf einzelne Ausbildungsmaßnahmen, sondern auf den gesamten Ausbildungsgang. Zu beachten ist, dass diese Empfehlung nur eine Faustregel darstellt. Die Relation von Ausbildern und Fachkräften zu Auszubildenden kann überschritten bzw. unterschritten werden, wenn dadurch die Ausbildung nicht gefährdet wird. Insbesondere wenn Sie die Relation unterschreiten möchten, sollten Sie der IHK Gründe nennen, warum eine geordnete Ausbildung trotzdem möglich ist. Tipp: Sämtliche Empfehlungen des Bundesinstituts für Berufsbildung können übrigens von der Website 4. Häu?g gestellte Fragen zur Erstuntersuchung: 4.1 Brauchen Bewerber, die bei Vertragsanbahnung noch minderjährig sind, bei Ausbildungsbeginn aber volljährig, eine ärztliche Erstuntersuchung? Das heißt, ist für die ärztlichen Erstuntersuchung das Datum der Vertragsanbahnung oder das Datum des Ausbildungsbeginns ausschlaggebend? Der tatsächliche Beginn des Ausbildungsverhältnisses ist für die Frage der Erstuntersuchung entscheidend, nicht der Zeitpunkt des Vertragsabschlusses (§ 32 Abs. 1 JArbSchG). Wenn die Auszubildenden bei Ausbildungsbeginn volljährig sind, brauchen sie also keine Erstuntersuchung. 4.2 Was muss der Betrieb tun, wenn die Auszubildenden zu Beginn des zweiten Ausbildungsjahrs immer noch minderjährig sind? Der Betrieb muss die minderjährigen Auszubildenden auffordern, die ''erste Nachuntersuchung'' durchführen zu lassen, und zwar bereits neun Monate nach Ausbildungsbeginn (§ 33 JArbSchG). Über die ''erste Nachuntersuchung” müssen die Jugendlichen eine ärztliche Bescheinigung vorlegen. 5. Häu?g gestellte Fragen zu den schriftlichen Ausbildungsnachweisen (Berichtshefte): 5.1 Müssen Auszubildende einen schriftlichen Ausbildungsnachweis führen? Auszubildende müssen während ihrer Ausbildung einen schriftlichen Ausbildungsnachweis führen, sofern die Ausbildungsordnung dies vorschreibt. In der Regel gibt es in der Ausbildungsordnung eine Vorschrift, die das zwingend verlangt. Der ordnungsgemäß geführte Ausbildungsnachweis ist auch Zulassungsvoraussetzung zur Abschlussprüfung (§ 43 Abs. 1 Nr. 2 BBiG). d.h., wer keinen Ausbildungsnachweis geführt hat, erhält auch keine Zulassung zur Prüfung. 5.2 Wozu dient der Ausbildungsnachweis? Das Führen des Ausbildungsnachweises dient folgenden Zielen: Auszubildende sollen zur Re?exion über die Inhalte und den Verlauf ihrer Ausbildung angehalten werden. Der zeitliche und sachliche Ablauf der Ausbildung im Betrieb und in der Berufsschule soll für alle Beteiligten - Auszubildende, Ausbildungsstätte, Berufsschule, gesetzliche Vertreter und IHK - in einfacher Form nachvollziehbar und nachweisbar gemacht werden. Sofern die Ausbildungsordnung oder eine Regelung der IHK vorsieht, dass der Ausbildungsnachweis zur mündlichen Prüfung mitgebracht werden muss, ist er dem Prüfungsausschuss vorzulegen. Der Ausbildungsnachweis wird aber im Rahmen der Zwischen- und Abschlussprüfungen nicht bewertet. 5.3 Wie muss ein schriftlicher Ausbildungsnachweis aussehen, damit er von allen IHKs in Deutschland akzeptiert wird? Wenn folgende Mindestanforderungen erfüllt sind, akzeptiert jede IHK bundesweit den Ausbildungsnachweis: Die Ausbildungsnachweise sind täglich oder wöchentlich schriftlich zu führen (Umfang: ca. 1 DIN A 4-Seite für eine Woche). Jedes Blatt des Ausbildungsnachweises ist mit dem Namen des Auszubildenden, dem Ausbildungsjahr und dem Berichtszeitraum zu versehen. Die Ausbildungsnachweise müssen mindestens stichwortartig den Inhalt der betrieblichen Ausbildung wiedergeben. Dabei sind betriebliche Tätigkeiten einerseits sowie Unterweisungen, betrieblicher Unterricht und sonstige Schulungen andererseits zu dokumentieren. In die Ausbildungsnachweise müssen darüber hinaus die Themen des Berufsschulunterrichts aufgenommen werden. Die zeitliche Dauer der Tätigkeiten soll aus dem Ausbildungsnachweis hervorgehen. Muster-Vordrucke für einen wöchentlichen und einen täglichen Ausbildungsnachweis ?nden Sie in den Anhängen Nr. 3-4. 6. Häu?g gestellte Frage zur Anwesenheit eines Ausbilders in jeder Filiale Muss wirklich in jeder Filiale ein Ausbilder beschäftigt werden? Ja, für jede Ausbildungsstätte muss der IHK ein verantwortlicher Ausbilder benannt werden. Damit er diese Funktion wahrnehmen kann, ist seine überwiegende Anwesenheit in der Ausbildungsstätte erforderlich. Davon abgesehen werden kann in Ausnahmefällen, etwa wenn zwei Filialen räumlich sehr nah beieinander liegen und der Ausbilder täglich die Auszubildenden beider Ausbildungsstätten betreuen kann. Unabhängig von der Anwesenheitsp?icht der Ausbilder können unter deren Verantwortung auch andere geeignete Personen bei der Ausbildung mitwirken (§ 28 Abs. 3 BBiG). Diese Vorschrift ersetzt aber nicht die P?icht, einen verantwortlichen Ausbilder für die Filiale zu benennen. Sie trägt lediglich der Tatsache Rechnung, dass die teilweise Vermittlung von Ausbildungsinhalten durch andere Personen als den Ausbilder unter dessen Verantwortung allgemein üblich ist. Rechtliche Verantwortung können diese Personen aber nicht übernehmen. 7. Häu?g gestellte Frage zur Anmeldung zur Abschlussprüfung Wo kann man die Termine der schriftlichen Prüfungen erfahren? Die Termine werden bereits mehrere Jahre im Voraus auf der Website des DIHK (www.dihk. de) und auf den Websites der IHKs (ebenfalls erreichbar über www.dihk.de, Link: Der Weg zu Ihrer IHK) eingestellt und können dort unproblematisch recherchiert werden. 8. Bundeseinheitliche Formulare Auf den folgenden Seiten werden die bundeseinheitlichen Formulare vorgestellt, die Sie bei jeder IHK in Deutschland einreichen können. Sämtliche Formulare im Anhang können Sie über die Website www.dihk.de (Links: Aus- und Weiterbildung/Ausbildung) im Word- und im pdf-Format herunterladen und am PC ausfüllen. Antrag auf Eintragung in das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse zum nachfolgenden Berufsausbildungsvertrag ...

Publikation öffnen