<h1>Aufbewahrung von Gesch&auml;ftsunterlagen</h1> <h2>Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit Ablauf des Jahres, in dem die letzten &Auml;nderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden... Quelle IHK</h2> <p>Steuerrecht Dieses Dokument finden Sie unter www.ihk-berlin.de unter der Dok-Nr. 8008 Aufbewahrungsfristen Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet alle Kaufleute zur Aufbewahrung von Gesch&auml;ftsunterlagen (&sect; 257 HGB). Vor allem aber aus steuerlichen Gr&uuml;nden haben alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die Aufbewahrungsvorschriften nach &sect; 147 Abgabenordnung (AO) zu beachten. Inhalt: 1. Welche Aufbewahrungsfristen gelten?. Anlage: Folgende Unterlagen k&ouml;nnen Sie ab 1. Januar 2015 vernichten. 2. In welcher Form m&uuml;ssen die Unterlagen aufbewahrt werden?. 3. Wo muss aufbewahrt werden?. Ihr Ansprechpartner: Stand: 5. Januar 2015 Steuerrecht 1. Welche Aufbewahrungsfristen gelten? Steuerrechtlich gelten folgende Aufbewahrungsfristen: Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren (01.01.2015: Vernichtung aus 2004 und fr&uuml;her) B&uuml;cher und Aufzeichnungen Inventare Jahresabschl&uuml;sse Bilanzen und die zu ihrem Verst&auml;ndnis erforderlichen Organisationsunterlagen (z.B. Vermerke und Erl&auml;uterungen zu den Umbuchungen anl&auml;sslich eines Jahresabschlusses) Lageberichte ausgestellte und empfangene Rechnungen Buchungsbelege Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren (01.01.2015: Vernichtung aus 2008 und fr&uuml;her) empfangene Handels- und Gesch&auml;ftsbriefe Kopien der abgesandten Briefe sonstige Unterlagen, soweit sie f&uuml;r die Besteuerung von Bedeutung sind Die Aufbewahrungspflicht beginnt immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Unterlage erfolgt ist bzw. das Inventar, die Bilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt ist. Bei Gesch&auml;fts- und Handelsbriefen z&auml;hlt das Jahr des Zu- bzw. Abgangs und bei Vertr&auml;gen das Jahr des Vertragsendes. Beispiel: Der Jahresabschluss des Jahres 2000 wurde im August 2001 erstellt und beim Finanzamt eingereicht. Die Aufbewahrungsfrist beginnt am 31.12.2001 und endet am 31.12.2011. Die Unterlagen k&ouml;nnen deshalb erst ab 1.1.2012 entsorgt werden. Die Aufbewahrungsfristen k&ouml;nnen sich verl&auml;ngern, wenn die Unterlagen f&uuml;r Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (&sect; 147 Abs. 3 AO). F&uuml;r Zwecke der Besteuerung weiterhin, d.h. nach Ablauf der regul&auml;ren Aufbewahrungsfrist, aufzubewahren sind daher insbesondere Unterlagen, die f&uuml;r eine begonnene Betriebspr&uuml;fung, f&uuml;r eine vorl&auml;ufige Steuerfestsetzung nach &sect; 165 AO, f&uuml;r anh&auml;ngige steuerstraf- und bu&szlig;geldrechtliche Ermittlungen, f&uuml;r ein schwebendes oder aufgrund einer Au&szlig;enpr&uuml;fung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren sowie zur Begr&uuml;ndung von Antr&auml;gen des Steuerpflichtigen von Bedeutung sind. Steuerrecht Aufbewahrungsfrist f&uuml;r Privatpersonen: Privatpersonen (auch Unternehmer, die Leistungen f&uuml;r ihren privaten Bereich verwenden), die aufgrund des &#039;&#039;Gesetzes zur Bek&auml;mpfung der Schwarzarbeit&#039;&#039; von Unternehmern f&uuml;r Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundst&uuml;ck eine Rechnung erhalten haben, sind verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre lang aufzubewahren. Bei Versto&szlig; k&ouml;nnen bis zu 500 Euro Bu&szlig;geld verh&auml;ngt werden. Auf diese neue Aufbewahrungspflicht der Privatperson ist in der Rechnung hinzuweisen, z.B. durch einen Zusatz &#039;&#039;Der Rechnungsempf&auml;nger ist verpflichtet, die Rechnung zu Steuerzwecken 2 Jahre lang aufzubewahren.&#039;&#039; Anlage: Folgende Unterlagen k&ouml;nnen Sie ab 1. Januar 2015 vernichten Das Verzeichnis listet in alphabetischer Reihenfolge wesentliche Schriftgutarten auf. Dabei kann aus der Bezeichnung des Schriftgutes allein noch keine Aussage &uuml;ber seine Aufbewahrung gemacht werden. Entscheidend ist die Funktion, die das Schriftgut im Betrieb hat. Schriftg&uuml;ter, in denen die letzte Eintragung in dem in der letzten Spalte genannten Jahr und fr&uuml;heren Jahren erfolgt ist, k&ouml;nnen ab 1. Januar 2014 vernichtet werden, soweit nicht die unter Punkt 3 genannten Sonderf&auml;lle vorliegen, die die Aufbewahrungsfrist verl&auml;ngern. Schriftgut Abrechnungsunterlagen(soweit Buchungsbelege) Abschreibungsunterlagen Abtretungserkl&auml;rungen nach Erledigung &Auml;nderungsnachweise der EDV-Buchf&uuml;hrung Akkreditive Aktenvermerke(soweit Buchungsbelege) Angebote, die zu einem Auftrag gef&uuml;hrt haben Anlagenverm&ouml;gensb&uuml;cher und -karteien Arbeitsanweisungen f&uuml;r EDV-Buchf&uuml;hrung Ausfuhrunterlagen Ausgangsrechnungen Au&szlig;endienstabrechnungen, soweit Buchungsbelege Bankbelege Bankb&uuml;rgschaften Belege, soweit Buchfunktion (offene-PostenBuchhaltung) Bestell- und Auftragsunterlagen Betriebsabrechnungen mit Belegen als Bewertungsunterlagen Betriebskostenrechnungen Betriebspr&uuml;fungsbericht Bewertungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) Bewirtungsrechnungen (soweit Buchungsbelege) Bilanzen (Jahresabschl&uuml;sse) Bilanzunterlagen Aufbewahrungsfrist Schriftgut Buchungsanweisungen Buchungsbelege Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) Dauerauftragsunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage, nach Ablauf des Vertrages) Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage) Depotausz&uuml;ge (soweit nicht Inventare) Doppel von Rechnungen Einfuhrunterlagen Eingangsrechnungen Einnahmen&uuml;berschussrechnung Er&ouml;ffnungsbilanzen Essenmarkenabrechnungen (soweit Buchungsbelege) Exportunterlagen Fahrtkostenerstattungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) Finanzberichte Frachtbriefe Gehaltslisten Gesch&auml;ftsberichte Gesch&auml;ftsbriefe (au&szlig;er Rechnungen und Gutschriften) Geschenknachweise Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung) Grundbuchausz&uuml;ge Grundst&uuml;cksverzeichnis (soweit Inventar) Gutschriften Handelsbriefe (au&szlig;er Rechnungen und Gutschriften) Handelsb&uuml;cher Handelsregisterausz&uuml;ge Hauptabschluss&uuml;bersicht (wenn anstelle der Bilanz) Inventar Investitionszulage (Unterlagen) Jahresabschl&uuml;sse und Erl&auml;uterungen Journale f&uuml;r Hauptbuch und Kontokorrent Kassenberichte Kassenb&uuml;cher und -bl&auml;tter Kassenzettel Kontenpl&auml;ne und Kontenplan&auml;nderungen Kontenregister Kontoausz&uuml;ge Aufbewahrungsfrist Konzernabschl&uuml;sse Aufbewahrungsfrist Konzernlageberichte (mit zum Verst&auml;ndnis erforderlichen Arbeitsanweisungen u. sonst. Organisationsunterlagen) Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege, nach Ablauf des Kreditvertrages) Lageberichte Lagerbuchf&uuml;hrungen Lieferscheine (soweit Buchungsbelege) Lohnbelege (soweit Buchungsbelege) Lohnlisten Magnetb&auml;nder mit Buchfunktion Mahnungen und Mahnbescheide Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) Nachnahmebelege (soweit Buchungsbelege) Organisationsunterlagen der EDV-Buchf&uuml;hrung Pachtunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) Preislisten Protokolle (allgemeiner Art) Prozessakten (nach Beendigung des Verfahrens) Quittungen Rechnungen Reisekostenabrechnungen Sachkonten Saldenbilanzen Schadensunterlagen Schriftwechsel (allgemein) Spendenbescheinigungen Steuerunterlagen und Steuererkl&auml;rungen Telefonkostennachweise (soweit Buchungsbelege) &Uuml;berstundenlisten &Uuml;berweisungsbelege Umsatzsteuervoranmeldungen Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) Verkaufsb&uuml;cher Verm&ouml;gensverzeichnis Verm&ouml;genswirksame Leistungen (Unterlagen, soweit nicht Buchungsbelege) Versand- und Frachtunterlagen Versicherungspolicen IHK Berlin Vertr&auml;ge (soweit nicht Buchungsgrundlage) Warenbestandsaufnahmen (Inventuren) Wareneingangs- und -ausgangsb&uuml;cher Wechsel (soweit Buchungsbelege) Zollbelege Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) Aufbewahrungsfrist Anmerkung 1: F&uuml;r Protokolle &uuml;ber die Gew&auml;hrung von Pr&auml;mien f&uuml;r Verbesserungsvorschl&auml;ge gilt eine zehnj&auml;hrige Aufbewahrungsfrist, Protokolle der D&Uuml;VO-Meldung gilt dagegen nur eine dreij&auml;hrige Aufbewahrungsfrist. Anmerkung 2: Bei verm&ouml;genswirksamen Leistungen gilt bei Buchungsbelegen eine zehnj&auml;hrige Aufbewahrungsfrist, soweit es sich um Handelsbriefe handelt gilt eine sechsj&auml;hrige Aufbewahrungsfrist. Anmerkung 3: Wird ein privates Konto auch zur Verbuchung betrieblicher Einnahmen verwendet, wird es nach Ansicht der Finanzverwaltung zu einem betrieblichen Konto. Die Aufbewahrungsfrist betr&auml;gt dann ebenfalls 10 Jahre. 2. In welcher Form m&uuml;ssen die Unterlagen aufbewahrt werden? Die Aufbewahrung im Original ist nur in Ausnahmef&auml;llen vorgeschrieben. Im Original aufbewahrt werden m&uuml;ssen nur Er&ouml;ffnungsbilanzen, Jahresabschl&uuml;sse und Konzernabschl&uuml;sse, auch wenn sie auf Mikrofilm oder anderen Datentr&auml;gern aufgezeichnet sind (&sect; 257 Abs. 3 S. 1 HGB, &sect; 147 Abs. 2 S. 1 AO). F&uuml;r alle &uuml;brigen Unterlagen ist die Aufbewahrung wesentlich erleichtert. Sie k&ouml;nnen auch als Wiedergabe auf einem Bildtr&auml;ger oder einem anderen Datentr&auml;ger aufbewahrt werden, wenn dies den Grunds&auml;tzen ordnungsgem&auml;&szlig;er Buchf&uuml;hrung entspricht. Es muss sichergestellt sein, dass die Wiedergabe oder die Daten bildlich und inhaltlich &uuml;bereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden. Au&szlig;erdem m&uuml;ssen die Unterlagen w&auml;hrend der Aufbewahrungsfrist jederzeit verf&uuml;gbar sein, unverz&uuml;glich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden k&ouml;nnen (&sect; 147 Abs. 2 AO). F&uuml;r bestimmt Zolldokumente gelten Sondervorschriften. Erfolgt eine ordnungsgem&auml;&szlig;e Aufbewahrung der Unterlagen auf Bild- oder Datentr&auml;ger, k&ouml;nnen die Papierbelege grunds&auml;tzlich vernichtet werden. Dies gilt jedoch nicht f&uuml;r Originalunterlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften im Original aufzubewahren sind, wie z.B. nach &sect; 62 Abs. 2 UStDV &#039;&#039;Belegnachweis im Vorsteuerverg&uuml;tungsverfahren&rdquo;. Sie d&uuml;rfen nicht vernichtet werden. Aufbewahrung von elektronischen Kontoausz&uuml;gen: Unternehmer m&uuml;ssen elektronische Kontoausz&uuml;ge nach einer Verf&uuml;gung der OFD Koblenz vom 13.12.2005 auch elektronisch archivieren. Ein Ausdruck und die Aufbewahrung in Papierform gen&uuml;ge hingegen nicht. Etwas anderes kann jedoch gelten, wenn die Bank zus&auml;tzlich Monatssammelkontoausz&uuml;ge in Papierform zusendet. Im Privatkundenbereich ist die Aufbewahrung der ausgedruckten Online-Bankausz&uuml;ge aber ausreichend. 3. Wo muss aufbewahrt werden? Nach der steuerlichen Vorschrift (&sect; 146 Abs. 2 AO) ist das aufbewahrungspflichtige Schriftgut grunds&auml;tzlich in Deutschland aufzubewahren. Die zust&auml;ndige Finanzbeh&ouml;rde kann jedoch auf schriftlichen Antrag des Steuerpflichtigen abweichend vom vorgenannten Grundsatz bewilligen, dass elektronische B&uuml;cher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen im Ausland gef&uuml;hrt und aufbewahrt werden k&ouml;nnen. Voraussetzungen sind, dass 1. der Steuerpflichtige der zust&auml;ndigen Finanzbeh&ouml;rde den Standort des Datenverarbeitungssystems und bei Beauftragung eines Dritten dessen Namen und Anschrift mitteilt, 2. der Steuerpflichtige seinen sich aus den &sect;&sect; 90, 93, 97, 140 bis 147 und 200 Absatz 1 und 2 ergebenden Pflichten ordnungsgem&auml;&szlig; nachgekommen ist, 3. der Datenzugriff nach &sect; 147 Absatz 6 in vollem Umfang m&ouml;glich ist und 4. die Besteuerung hierdurch nicht beeintr&auml;chtigt wird. Das Handelsgesetzbuch schreibt keinen bestimmten Ort vor, doch m&uuml;ssen die Unterlagen in einer angemessenen Zeit vorgelegt werden k&ouml;nnen (&sect; 239 Abs. 4 HGB). Hinsichtlich der Aufbewahrung von Rechnungen ist zu beachten, dass im Inland ans&auml;ssige Unternehmer alle Rechnungen im Inland aufzubewahren haben. Handelt es sich allerdings um eine elektronische Aufbewahrung, die eine vollst&auml;ndige Fernabfrage der betreffenden Daten gew&auml;hrleistet, darf der Unternehmer die Rechnungen auch im &uuml;brigen Gemeinschaftsgebiet aufbewahren. Es ist jedoch dem Finanzamt mitzuteilen, wenn die Rechnungen nicht im Inland aufbewahrt werden</p> <p><a href="https://www.ihk-koeln.de/upload/Merkblatt_Aufbewahrungsfristen2017_20473.pdf">Publikation zeigen</a></p>