<h1>Tools f&uuml;r die virtuelle Teamarbeit</h1> <h2>Damit die Zusammenarbeit &uuml;ber mehrere Standorte hinweg reibungslos funktioniert, brauchen Teams digitale Werkzeuge. So genannte Collaboration Tools... Quelle Unternehmer-Magazin impulse</h2> <p>Collaboration Tools sind unverzichtbare Werkzeuge, wenn Mitarbeiter an verschiedenen Standorten arbeiten und k&ouml;nnen auch jenseits der Corona-Krise die Teamarbeit effizienter machen. Welches Tool kann was? Damit die Zusammenarbeit &uuml;ber mehrere Standorte hinweg reibungslos funktioniert, brauchen Teams digitale Werkzeuge: so genannte Collaboration Tools (Das englische Wort collaboration bedeutet auf deutsch Zusammenarbeit). Diese sind &uuml;brigens nicht nur f&uuml;r virtuelle Teams hilfreich: Collaboration Tools machen die Teamarbeit schneller und effizienter, weil sie den Austausch erleichtern und Teammitgliedern helfen, den &Uuml;berblick zu behalten. Viele dieser Tools sind kostenlos zu haben, bei kostenpflichtigen Optionen gibt es in der Regel eine kostenfreie Testphase. Warum also nicht die Corona-Krise zum Anlass nehmen, um die Digitalisierung im Unternehmen weiter voranzutreiben? Diese Collaboration Tools k&ouml;nnen dabei helfen: F&uuml;r die Teamkommunikation: Slack F&uuml;r Videokonferenzen: Zoom F&uuml;rs Aufgabenmanagement: Microsoft To Do F&uuml;rs Projektmanagement: Trello F&uuml;r die Dateiablage: Nextcloud F&uuml;rs Brainstorming: MindMeister F&uuml;r die Zeiterfassung: Timebutler Die nachfolgenden Detailbeschreibungen wurden vom Unternehmer-Magazin impulse zusammengetragen. Slack ist ein Kommunikationsdienst f&uuml;r Teams. Das Chatprogramm dient als direkter Draht zwischen allen Mitarbeitern. Ganz egal, von wo aus sie arbeiten. Es kann nicht nur unternehmensinterne E-Mails ersetzen, sondern erm&ouml;glicht auch unkomplizierte Absprachen in Teams oder zwischen zwei Kollegen, die sonst vielleicht Face-to-Face erfolgt w&auml;ren. In Slack lassen sich hierf&uuml;r Chatkan&auml;le anlegen, beispielsweise f&uuml;r Abteilungen oder Projektteams. &Uuml;ber die Suchfunktion kann man Infos aus &auml;lteren Unterhaltungen schnell finden. Selbst dann, wenn man den Chatverlauf nicht verfolgt hat. Daneben haben auch Einzelpersonen in privaten Chats die M&ouml;glichkeit, Infos, Links oder Dateien miteinander auszutauschen. Auch Audio- und Video-Anrufe zwischen Teammitgliedern sind &uuml;ber Slack m&ouml;glich. Slack kann im Browser, auf iOS- oder Android-Ger&auml;ten verwendet werden. Es l&auml;sst sich mit anderen Diensten wie Dropbox oder Google Drive verkn&uuml;pfen. Es gibt eine kostenlose Variante mit einigen Einschr&auml;nkungen. Die Standardversion kostet 6,25 Euro pro Monat. Alternative zu Slack: die Open-Source-L&ouml;sung Rocket.Chat. Mit Zoom sind Besprechungen auch dann m&ouml;glich, wenn sich die Teilnehmer an verschiedenen Orten befinden: via Videokonferenz. In den Meetings ist es m&ouml;glich, den Bildschirm mit anderen Teilnehmern zu teilen und ihnen so Pr&auml;sentationen oder Dokumente zu zeigen. Die Videokonferenzen lassen sich au&szlig;erdem aufzeichnen - das gibt verhinderten Kollegen die M&ouml;glichkeit, sich die Besprechung im Nachhinein anzuschauen. Eine Chatfunktion erm&ouml;glicht den diskreten Austausch zwischen zwei Meetingteilnehmern. Gelobt wird Zoom vor allem f&uuml;r seine einfache intuitive Bedienbarkeit und f&uuml;r die gute Videoqualit&auml;t. Der Beitritt zu einer Videokonferenz in Zoom ist &uuml;ber den Zoom-Client oder &uuml;ber einen Link m&ouml;glich. Daneben bietet Zoom Erweiterungen f&uuml;r g&auml;ngige Browser und E-Mail-Clients und Mobile-Apps f&uuml;r Android und iOS. Einw&auml;hlen kann man sich auch &uuml;bers Telefon, daf&uuml;r bietet Zoom in Deutschland lokale Nummern an. Die Basic-Version ist kostenlos, damit lassen sich allerdings nur Videokonferenzen bis 40 Minuten abhalten. Die Pro-Version kostet pro Moderator 13,99 Euro monatlich. Mit Microsoft To Do werden To-do-Listen digital: Wie bei einer analogen To-do-Liste kann man Aufgaben untereinander auflisten, ist ein To-do erledigt, hakt man es ab. Der Vorteil gegen&uuml;ber der Zettelwirtschaft: Jeder Eintrag l&auml;sst sich mit Notizen, Unteraufgaben und einer Deadline versehen, man kann Dateien anh&auml;ngen und To-dos von einer Liste auf eine andere schieben. Eine Erinnerungsfunktion sorgt daf&uuml;r, dass Deadlines nicht in Vergessenheit geraten. Doch To Do kann noch mehr: Alle Listen lassen sich mit anderen teilen. Jeder, der zur Bearbeitung freigeschaltet ist, hat also immer einen &Uuml;berblick dar&uuml;ber, was er als N&auml;chstes zu tun hat und was die Kollegen erledigen m&uuml;ssen. So lassen sich Aufgaben auch aus der Ferne klar verteilen. To Do funktioniert in allen g&auml;ngigen Browsern auf Smartphones, Tablets und Computern. Au&szlig;erdem gibt es Apps f&uuml;r Android und iOS und Windows 10. Microsoft To Do ist gratis. Trello l&auml;sst sich &auml;hnlich wie Microsoft To Do f&uuml;rs Aufgabenmanagement nutzen. Daneben ist das Tool aber auch geeignet f&uuml;rs Management einfacher Projekte. Wer macht was bis wann? Was ist als N&auml;chstes zu tun? Und welche Aufgaben sind bereits abgeschlossen? Diese Fragen lassen sich in Trello mit einem Blick beantworten - auf so genannten Kanban-Boards: virtuellen Pinnw&auml;nden. An die virtuellen Trello-Boards kann man Karten mit Aufgaben heften, diese mit einer Deadline versehen und einem Teammitglied zuweisen. Funktionen wie To-do-Listen, Dateianh&auml;nge und die Farbcodierung sorgen f&uuml;r noch mehr &Uuml;bersicht. Wie bei einem klassischen Kanban-Board werden die Karten bei Trello in Spalten einsortiert. Wer Kanban in Reinkultur nutzen will, nennt die Spalten To do, Doing und Done, wer die Aufgaben eines Projekts lieber anders sortieren will, &uuml;berlegt sich eine eigene Nomenklatur. Trello funktioniert im Browser, es gibt aber auch Apps f&uuml;r Android und iOS. Eine Basisversion ist kostenlos, die Business-Variante mit erweiterten Sicherheitseinstellungen und Verwaltungsfunktionen kostet knapp 10 Euro pro Monat und Nutzer. Cloudspeicher-L&ouml;sungen sind popul&auml;r - kein Wunder: Mit ihrer Hilfe haben alle im Unternehmen jederzeit und von &uuml;berall Zugriff auf wichtige Dateien. Die Kehrseite ist jedoch der Datenschutz, denn bei den meisten Anbietern liegen die Daten auf Servern in den USA. Die DSGVO-konforme Alternative: Mit Nextcloud l&auml;sst sich eine firmeneigene Cloud auf dem Firmenserver einrichten. Dateien und auch gesamte Ordner kann man so sicher online ablegen und mit wenigen Klicks mit anderen Benutzern teilen. Charmant: Im Nextcloud-eigenen App-Store lassen sich verschiedene Erweiterungen f&uuml;r die Cloud-L&ouml;sung herunterladen. Besonders n&uuml;tzlich ist die Erweiterung Onlyoffice, mit der sich Textdokumente, Tabellenkalkulationen und Pr&auml;sentationen direkt in Nextcloud erstellen und bearbeiten lassen. Auch ein gemeinsames Bearbeiten von Dateien ist m&ouml;glich. Nextcloud ist browserbasiert, daneben gibt es auch Apps f&uuml;r Android und iOS. Nextcloud ist gratis. Mindmaps sind eine bew&auml;hrte Methode, um Ideen festzuhalten, zu strukturieren und zu visualisieren - alleine oder im Team. Auf diese Weise lassen sich beispielsweise Ergebnisse von Brainstormings festhalten, Projekte planen, Strategien entwickeln oder Pr&auml;sentationen vorbereiten. Mindmaps lassen sich auch online zeichnen, zum Beispiel mit MindMeister. Das Collaboration Tool erm&ouml;glicht es, Mindmaps zu teilen und in Echtzeit zusammen zu bearbeiten. Zudem kann man mit Mindmeister einzelnen Mitarbeitern Aufgaben zuweisen, Abgabetermine festlegen und Priorit&auml;ten setzen. Die Mindmap l&auml;sst sich mit Notizen, Bildern oder Videos best&uuml;cken. MindMeister ist browserbasiert, zus&auml;tzlich gibt es auch Apps f&uuml;r Android- und iOS-Ger&auml;te. Wer mit mehreren Teammitgliedern arbeiten m&ouml;chte, braucht die Pro-Version, die 8,25 Euro pro Nutzer und Monat kostet. Arbeiten Ihre Mitarbeiter an verschiedenen Orten, kommt eine Stechuhr nicht in Frage. Eine Zeiterfassungs-Software wie Timebutler ist die Alternative. Denn auch im Homeoffice gilt die Dokumentationspflicht der Arbeitszeiten. Neben Stundenerfassung bietet Timebutler auch Funktionen f&uuml;r Urlaubsantr&auml;ge, &Uuml;berstundenverwaltung und die Dokumentation von Abwesenheiten. Die Software, entwickelt von einem deutschen Unternehmen, speichert die Daten DSGVO-konform. Timebutler ist browserbasiert und verzichtet auf eine eigene App. F&uuml;r einen Flatrate-Preis von 24 Euro pro Monat lassen sich bis zu 500 User verwalten.</p> <p><a href="https://www.jobadu.de/pdfs/01086.pdf">Publikation zeigen</a></p>