<h1>Elektronische Personalakten</h1> <h2>Vereinbarungen zur elektronischen Personalakte gelten als Vorreiter eines noch relativ jungen Regelungsbereichs... Quelle Hans-B&ouml;ckler-Stiftung</h2> <p>Elektronische Personalakten Vereinbarungen zur elektronischen Personalakte gelten als Vorreiter eines noch relativ jungen Regelungsbereichs. Konzerne und Unternehmen mit mehreren Standorten sowie einzelne &ouml;ffentliche Verwaltungen sind bereits auf die elektronische Personalaktenf&uuml;hrung umgestiegen. Kleinere und mittlere Unternehmen sowie zunehmend &ouml;ffentliche Verwaltungen beschreiten diesen Weg. Sie beabsichtigen damit, ihre Personalverwaltung zu optimieren und effizienter zu gestalten. Die Betriebs- und Dienstvereinbarungen bringen die erwarteten Vorteile des elektronischen Archivierungsverfahrens mit dem Schutz der Pers&ouml;nlichkeitsrechte der Besch&auml;ftigten in Einklang. Grunds&auml;tzlich erweisen sich Datenschutz und Verhinderung von Verhaltens- und Leistungskontrolle in diesem Zusammenhang als problemlos, da die Systeme lediglich grafische, nicht auswertbare Abbildungen von Original-Dokumenten in Datenbanken speichern. Den Vereinbarungen gelingt daher gemeinhin der angestrebte Ausgleich zwischen effektiver Nutzung und angemessenem Schutzniveau, meist im Zusammenwirken mit bereits vorhandenen IT-Rahmenvereinbarungen. Die Einsichtnahme durch Besch&auml;ftigte in die eigene Personalakte ist hingegen unzureichend geregelt. Vergleichend wurden zwei Vereinbarungen zur herk&ouml;mmlichen Personalaktenf&uuml;hrung analysiert. Sie enthalten f&uuml;r die Besch&auml;ftigten und auch die Personalverwaltung klare organisatorische Vorgaben, die in den Vereinbarungen zur elektronischen Personalakte &uuml;berwiegend fehlen. F&uuml;r Betriebs- und Personalr&auml;te enthalten die Regelungen zahlreiche Informations- und Kontrollrechte, die sie in die Lage versetzen, bei anstehenden &Auml;nderungen oder bei Missbrauch korrigierend einzugreifen. Insgesamt erweist sich die elektronische Personalakte in der hier betrachteten Form (Speicherung der Abbildungen/Images von Original-Dokumenten in einer Datenbank) als ein betrieblich akzeptiertes und relativ leicht regelbares Softwarewerkzeug zur Effektivierung der Personalverwaltung. Allerdings enthalten neuere Archivsysteme vielf&auml;ltige zus&auml;tzliche Funktionen, sodass sie mit den nachfolgend analysierten Vereinbarungen nicht angemessen geregelt werden k&ouml;nnten. Unternehmen und Verwaltungen nutzen seit &uuml;ber 20 Jahren so genannte Personalinformations- bzw. -verwaltungssysteme. Diese Computeranwendungen basieren auf Datenbanken, in deren Datenfeldern einzelne Personaldaten der Besch&auml;ftigten gespeichert werden. Von der &#039;&#039;elektronischen&#039;&#039; oder &#039;&#039;digitalen&#039;&#039; Personalaktenf&uuml;hrung wird jedoch erst seit knapp zehn Jahren gesprochen. In deutschen Unternehmen ist die Verbreitung noch entsprechend gering. &#039;&#039;Gerade sieben bis acht Prozent der deutschen Firmen verf&uuml;gen &uuml;ber eine digitale Personalakte&#039;&#039;, sch&auml;tzt Rainer Kolb, Chef des Softwareherstellers Persis aus Heidenheim (Computerwoche, 31.03.09,). Teilweise werden die Softwareanwendungen heute auch als &#039;&#039;eAkte&#039;&#039; bezeichnet. Sie basieren auf Original-Dokumenten, die in Papierform in herk&ouml;mmlichen Personalakten vorliegenden. Mit Hilfe leistungsf&auml;higer Scanner werden sie in digitale Form &uuml;berf&uuml;hrt. Mit dieser elektronischen Form der Ablage von Personaldokumenten aller Besch&auml;ftigten versprechen sich die Personalverwaltungen mittel- bis langfristig eine erhebliche Optimierung ihrer Arbeit. Betriebs- und Personalr&auml;te hingegen bef&uuml;rchten hiermit einen weiteren Schritt auf dem Weg zu &#039;&#039;gl&auml;sernen Belegschaften&#039;&#039; (vgl. D&auml;ubler 2009). Im Rahmen ihrer Mitbestimmungsrechte (vgl. Kap. 7) wurden die Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die dieser Auswertung zugrunde liegen, abgeschlossen. Die Regelungen zur elektronischen Personalakte stehen meist im Zusammenhang mit &uuml;bergreifenden Rahmenvereinbarungen zum Informationstechnik-Einsatz (IT-Rahmenvereinbarungen) in den Unternehmen und Verwaltungen und verweisen teilweise auf deren Regelungen. Die noch relativ geringe Anzahl vorliegender Vereinbarungen zeigt, dass zun&auml;chst gro&szlig;e Konzerne und Unternehmen mit mehreren Standorten die digitale Aktenf&uuml;hrung eingef&uuml;hrt haben und damit eine Vorreiterrolle &uuml;bernehmen. Bisher fehlt eine endg&uuml;ltige juristische Bewertung der Frage, inwieweit die digitale Form von Personalakten als gleichwertig zum Original angesehen wird (Kap. 7). Dies ist m&ouml;glicherweise f&uuml;r viele Unternehmen ein Grund, die Personalakten zun&auml;chst weiterhin in Form herk&ouml;mmlicher Akten aufzubewahren. Um die Papierform bei der F&uuml;hrung und Archivierung von Personalakten abzuschaffen, wurde anf&auml;nglich die Mikroverfilmung (Microfiche) genutzt, wie eine vorliegende Muster-Betriebsvereinbarung aus dem Jahr 1998 belegt. Seitdem wird jedoch nur noch mit Scannern gearbeitet, die ein digitales Dokument in Form einer Bilddatei erzeugen. Diese Abbildungen werden in Archiv-Datenbanken nach &uuml;blichen, aber unterschiedlichen Ablagesystematiken gespeichert. Die Rechte der Besch&auml;ftigten gem&auml;&szlig; BetrVG auf Einsicht in ihre Personalakten, Hinzuf&uuml;gen von Dokumenten und Anmerkungen sowie Entfernen von Abmahnungen und anderen belastenden Dokumenten aus den Personalakten ist Thema von zwei &auml;lteren Vereinbarungen, die in dieser Auswertung zus&auml;tzlich ber&uuml;cksichtigt wurden. Sie dienen zum Vergleich der entsprechenden Regelungen in den Vereinbarungen zur elektronischen Personalakte. Die Digitalisierung von Personalakten ist aus Sicht des Datenschutzes grundlegend n&auml;her zu betrachten. Betriebs- und Personalr&auml;te sind daran interessiert, dass die elektronisch gespeicherten Dokumente nicht missbr&auml;uchlich genutzt werden. Einige Vereinbarungen befassen sich au&szlig;erdem mit Fragen zu Arbeitsorganisation, Qualifikation und Ergonomie: einerseits im Zusammenhang mit dem Erfassen bzw. Digitalisieren von Personalakten, andererseits mit den zu erwartenden Ver&auml;nderungen in der Personalverwaltung</p> <p><a href="https://www.boeckler.de/pdf/mbf_bvd_elektronische_personalakten.pdf">Publikation zeigen</a></p>