<h1>Erfolgsfaktoren + Stolpersteine bei Ferienbetreuung</h1> <h2>Um herauszufinden, welche Angebote f&uuml;r Ferienprogramme in der Region existieren, ist eine Nachfrage beim Jugendamt empfehlenswert... Quelle berufundfamilie gGmbH</h2> <p>Von A wie Angebotserhebung bis Z wie Zeitplanung: Erfolgsfaktoren und Stolpersteine bei betrieblichen Ferienbetreuungsangeboten Angebotserhebung Um herauszufinden, welche Angebote f&uuml;r Ferienprogramme in der Region bereits existieren, ist eine Nachfrage beim Jugendamt empfehlenswert. Ebenso gibt es regionale Datenbanken zur Kinderbetreuung, die im Internet leicht auffindbar sind (beispielsweise: http://www.kinderbetreuung-owl.de/). Auch kann auf das Netzwerk der Lokalen B&uuml;ndnisse f&uuml;r Familien zur&uuml;ckgegriffen werden: Auf der Homepage http://www.lokale-buendnisse-fuer-familie.de/ finden sich die B&uuml;ndnisse vor Ort. Die Besch&auml;ftigten des Unternehmens - insbesondere Besch&auml;ftigte mit Kindern - kennen au&szlig;erdem bestimmt einige Angebote. Anmeldeformular Nachdem die Eckdaten des Ferienprogramms bekannt sind, also drei bis vier Monate vorher, sollte das Unternehmen Anmeldeformulare an die Eltern versenden. Neben dem Namen des Kindes und den Kontaktdaten eines Erziehungsberechtigten sollte hier eingetragen werden, wann das Kind am Ferienprogramm teilnehmen m&ouml;chte - in welchen Ferienwochen und zu welchen Tageszeiten. Es kann auch gefragt werden, wie die Eltern auf das Angebot aufmerksam geworden sind (um die unterschiedlichen Werbema&szlig;nahmen f&uuml;r das Programm zu evaluieren). Eine Mustervorlage ist im Anhang 4 zu finden. Ansprechperson Ein Besch&auml;ftigter des Unternehmens sollte kontinuierlich als Ansprechperson f&uuml;r Besch&auml;ftigte und Kooperationspartner zur Verf&uuml;gung stehen und als Verantwortlicher f&uuml;r das Projekt ansprechbar sein. Bedarfserhebung Zur Erhebung des Bedarfs bietet sich eine E-Mail an alle Besch&auml;ftigten sowie eine Intranetmeldung an. Ebenso ist es m&ouml;glich, durch Aush&auml;nge auf die Planung einer Ferienbetreuung hinzuweisen. Wichtige Fragen sind die nach der Anzahl und dem Alter der Kinder sowie nach der Dauer und Ferienzeit der gew&uuml;nschten Betreuung. Eine Mustervorlage f&uuml;r die Bedarfserhebung befindet sich im Anhang 3. Betreuungspersonal Unabh&auml;ngig davon, ob das Unternehmen die Ferienbetreuung selbst durchf&uuml;hrt, mit Partnern kooperiert oder einen externen Dienstleister beauftragt: Das Betreuungspersonal und der Betreuungsschl&uuml;ssel sind sehr wichtig f&uuml;r den Erfolg der Ferienbetreuung. Zumindest der Teamleiter sollte eine p&auml;dagogische Qualifikation und Erfahrung mitbringen. F&uuml;r die Betreuung der Kinder werden mindestens zwei Betreuer ben&ouml;tigt. Bei erlebnisorientierten Programmen ist ein Betreuungsschl&uuml;ssel von 1:5 empfehlenswert, bei sportorientierten Programmen gen&uuml;gt ein Betreuer auf acht oder zehn Teilnehmer. Wenn Kinder unter sechs Jahren an dem Ferienprogramm teilnehmen, sind zus&auml;tzliche Betreuungspersonen notwendig. Das Betreuungspersonal sollte zusammen mit dem Unternehmen ein p&auml;dagogisches Konzept entwickeln, das die p&auml;dagogischen Grunds&auml;tze des Ferienprogramms kl&auml;rt. Wichtig ist beispielsweise die Frage, ob es sich um ein erlebnis-, sport-, kultur- oder ein lernorientiertes Programm dreht oder ob das Programm mehrere dieser Elemente vereinbart. Methoden und Vorgehensweisen sollten ebenfalls abgesprochen werden. Modell 1: Eine geeignete Betreuungsperson kann &uuml;ber eine Annonce in einer Zeitung oder im Intranet gefunden werden. Das Unternehmen kann auch Tagesm&uuml;tter gezielt ansprechen. Zudem ist es m&ouml;glich, auf pensionierte Besch&auml;ftigte, Besch&auml;ftigte in Elternzeit oder Kinder von Besch&auml;ftigten zur&uuml;ckzugreifen. Modell 1 ggf. Modelle 2 und 3 Falls das Unternehmen Betreuungspersonal einstellt, sollte ein Honorarvertrag f&uuml;r freie Mitarbeiter abgeschlossen werden. In solch einem Vertrag enthalten sind &uuml;blicherweise: der Aufgabenbereich (mit T&auml;tigkeit, Beginn und Ende, t&auml;glichen Zeiten und Gesamtstunden) das Ausma&szlig; der Freiheit in der Gestaltung des Programms beziehungsweise welche Aspekte und Weisungen von wem in das Programm mit einbezogen werden m&uuml;ssen das Honorar das Vorgehen bei Verhinderung des Besch&auml;ftigten Vertragsdauer und K&uuml;ndigung die Haftung sowie gegebenenfalls Verschwiegenheit Praxisbeispiel Hessischer Rundfunk (HR), Frankfurt am Main In allen Ferienwochen findet in den R&auml;umlichkeiten einer Berufsschule t&auml;glich von 8 bis 17 Uhr f&uuml;r bis zu 40 Kinder im Alter von drei bis zw&ouml;lf Jahren die Ferienbetreuung des Hessischen Rundfunks (HR) statt. Pensionierte Mitarbeiter des HR betreuen die Teilnehmer und werden hierbei von Jugendlichen unterst&uuml;tzt, die bereits Erfahrung in der Arbeit mit Kindern mitbringen. Das Programm ist &auml;u&szlig;erst vielf&auml;ltig: So wird gebastelt oder Sport getrieben, es werden Ausfl&uuml;ge organisiert, umliegende Spielparks und Schwimmb&auml;der besucht oder Museen besichtigt. Die Pension&auml;re organisieren das Programm, w&auml;hrend der HR die Abstimmung mit der Stadt Frankfurt, die Anmeldungen und die Umgestaltung der Schulr&auml;ume &uuml;bernimmt. Zudem wurde der Verein Kibiz gegr&uuml;ndet, so dass auch Sponsorengelder entgegengenommen werden k&ouml;nnen. Der Elternbeitrag betr&auml;gt 12 bis 18 Euro am Tag, enthalten sind Ausfl&uuml;ge und Verpflegung. Das Angebot steht umliegenden Kooperationspartnern wie dem Polizeipr&auml;sidium und der Deutschen Nationalbibliothek zur Verf&uuml;gung. Evaluation Eine Evaluation sollte unbedingt durchgef&uuml;hrt werden, um das Angebot kontinuierlich zu verbessern. Hierzu kann das Unternehmen den Eltern einen Fragebogen zusenden, der Fragen nach Alter und Verweildauer des Kindes, der Zufriedenheit mit der Organisation (Anmeldung, R&auml;umlichkeiten, Verpflegung, Spielm&ouml;glichkeiten), der Betreuung, dem Programm sowie Anregungen und Verbesserungsm&ouml;glichkeiten einschlie&szlig;en sollte. Eine Mustervorlage befindet sich in Anhang 5. Ferienpass Die teilnehmenden Kinder k&ouml;nnen einen Ferienpass erhalten oder selbst basteln, den sie immer bei sich tragen. Auf diesem wird der Name des Kindes eingetragen und die Kontaktdaten der Eltern f&uuml;r Notf&auml;lle vermerkt. Kooperationspartner Bei der Suche nach einem Kooperationspartner k&ouml;nnen folgende Anlaufstellen weiterhelfen: Regionale und lokale Datenbanken zur Kinderbetreuung - oft zusammengestellt von Stadt- bzw. Gemeindeverwaltung - k&ouml;nnen &Uuml;bersichten &uuml;ber Angebote und &uuml;ber Kooperationspartner enthalten. Das &ouml;rtliche Jugendamt kann bei der Suche nach einem Veranstalter weiterhelfen. Die Lokalen B&uuml;ndnisse f&uuml;r Familie, die freiwilligen Zusammenschl&uuml;sse aus Vertretern von vielen gesellschaftlichen Gruppen - wie Kommunen, Unternehmen, Kirchen, Sozialpartnern, Verb&auml;nden, Stiftungen oder Freien Tr&auml;gern -, haben zum Ziel, auf lokaler Ebene nachhaltige L&ouml;sungen f&uuml;r mehr Familienfreundlichkeit zu finden. Unter http://www.lokale-buendnisse-fuer-familie.de/ kann nach den &uuml;ber 500 B&uuml;ndnissen vor Ort gesucht werden. Das Forum des Unternehmensnetzwerks &#039;&#039;Erfolgsfaktor Familie&#039;&#039; bietet auf der Website unter &#039;&#039;Kooperationen&#039;&#039; die M&ouml;glichkeit, kostenfreie Inserate zur Partnersuche f&uuml;r die Kinderbetreuung aufzugeben. Die Schaltung setzt eine kurze Registrierung im Netzwerk voraus. Mehrere Unternehmen k&ouml;nnen sich zudem auch gemeinsam am F&ouml;rderprogramm &#039;&#039;Betrieblich unterst&uuml;tzte Kinderbetreuung&#039;&#039; beteiligen. Die Internetadresse lautet: http://www.erfolgsfaktor-familie.de. Kommunikation intern Nachdem der Bedarf ermittelt wurde und die Art des Angebotes feststeht, sollte die Ferienbetreuung umfassend publiziert werden. EMails, Intranetmeldungen oder Unternehmens-Newsletter k&ouml;nnen hierf&uuml;r genutzt werden. Zeitraum, Ort und Betreuungszeiten, Buchungsmodalit&auml;ten, Kosten, Programm, Tr&auml;ger und Ansprechpartner sind wichtige Inhalte der Elterninformation. Die Benachrichtigung sollte fr&uuml;hzeitig erfolgen - f&uuml;r ein Sommerferienprogramm beispielsweise im M&auml;rz oder April. Kommunikation extern (PR) Ein Ferienprogramm bietet eine hervorragende M&ouml;glichkeit f&uuml;r PRArbeit. W&auml;hrend des &#039;&#039;Sommerlochs&#039;&#039; sind lokale Medien auf der Suche nach interessanten Themen, ein Ferienprogramm bietet zudem eine Gelegenheit f&uuml;r gute Bilder. Neben der Information lokaler Medien &uuml;ber das Programm und einer Meldung auf der Homepage des Unternehmens ist auch ein Pressetermin denkbar, zu dem nicht nur Medien vertreter, sondern auch weitere Pers&ouml;nlichkeiten (beispielsweise der B&uuml;rgermeister) eingeladen werden k&ouml;nnen. Allerdings sollte der Pressetermin nicht am ersten Tag des Programms stattfinden, um die Eingew&ouml;hnung nicht zus&auml;tzlich zu erschweren. Hinweis: Bei der Verwendung von Bildmaterial ist unbedingt die vorherige Erlaubnis der Eltern einzuholen. Dar&uuml;ber hinaus bietet es sich an, das Ferienprogramm auf das Unternehmen abzustimmen und Anschlusspunkte zu nutzen. Ein Unternehmen aus der Sportbranche kann so beispielsweise ein Sportcamp anbieten, w&auml;hrend ein Unternehmen, das als Sponsor im Bereich Kultur aktiv ist, eine Theaterfreizeit organisieren kann. An einem Tag des Ferienprogramms kann zudem eine F&uuml;hrung im Unternehmen stattfinden: So k&ouml;nnen die Kinder den Arbeitsplatz ihrer Eltern kennenlernen oder spielerisch das Interesse f&uuml;r bestimmte Berufe im Unternehmen erkunden. &Ouml;ffnung des Programms f&uuml;r externe Teilnehmer (&#039;&#039;Bring a friend&#039;&#039;) Praxisbeispiel Kleinere Kinder nehmen ungern allein an einem Ferienprogramm teil. Die Schwelle zur Teilnahme kann verringert werden, wenn ein Freund oder eine Freundin mitgebracht werden darf. Zus&auml;tzlich kann so die Auslastung des Programms verbessert werden. Die &Ouml;ffentlichkeit des Programms ist zudem ein Vorteil in Bezug auf &#039;&#039;geldwerte Leistungen&#039;&#039; (s. &#039;&#039;A-Z&#039;&#039;: Lohnsteuer). Boehringer Ingelheim Pharma Boehringer Ingelheim Pharma f&uuml;hrt seit drei Jahren in den Sommerferien eine 3-w&ouml;chige Ferienbetreuung durch. Dabei kooperiert das Unternehmen mit der Stadt Ingelheim: Vormittags findet die Ferienbetreuung auf dem Betriebsgel&auml;nde statt, nachmittags gestaltet die Stadt ein optionales Programm aus Ausfl&uuml;gen, Schwimmbad- oder Spielplatzbesuchen. Im Gegenzug stellt Boehringer Ingelheim der Stadt j&auml;hrlich ca. 25 Pl&auml;tze zur Verf&uuml;gung. Die Ferienbetreuung von Boehringer Ingelheim ist auf die naturwissenschaftliche Thematik des Unternehmens ausgerichtet: In auf ihr Alter abgestimmten Kursen behandeln die Kinder im Alter von acht bis 15 Jahren Themen wie &#039;&#039;Stoffe im Alltag&#039;&#039;, &#039;&#039;Holzwerkstatt&#039;&#039;, &#039;&#039;Experimentier-ABC&#039;&#039; und &#039;&#039;Bildbearbeitung am PC&#039;&#039; oder besichtigen die betriebseigene Feuerwehr. Die Kantine stellt f&uuml;r alle Teilnehmer die Verpflegung zur Verf&uuml;gung. Die Organisation des Programms ist mit Aufwand verbunden: Nicht nur m&uuml;ssen R&auml;umlichkeiten, Verpflegung und Referenten organisiert werden, sondern auch die Sicherheitsvorschriften des Pharmaunternehmens erh&ouml;hen den Organisationsaufwand. Der Elternbeitrag betr&auml;gt 50 Euro pro Kind und Woche, die restlichen Kosten &uuml;bernimmt das Unternehmen. Lohnsteuer Bei dem Angebot einer vom Unternehmen finanzierten Ferienbetreuung ist der geldwerte Vorteil zu beachten. Bez&uuml;ge und Vorteile, die ein Arbeitnehmer aus seinem Arbeitsverh&auml;ltnis erh&auml;lt und die Entlohnungscharakter haben, m&uuml;ssen vom Besch&auml;ftigten nachversteuert werden. Daher ist es wichtig zu pr&uuml;fen, ob der Preis des Ferienprogramms g&uuml;nstiger als der &uuml;bliche Marktpreis ist. Wenn auch andere Kinder an der Ferienbetreuung teilnehmen k&ouml;nnen, ist die Veranstaltung &ouml;ffentlich zug&auml;nglich - und ist damit nicht als Entlohnung zu werten. Um Nachversteuerungen auszuschlie&szlig;en, sollten die Modalit&auml;ten der Ferienbetreuung mit einem Juristen oder Steuerberater abgesprochen werden. &Ouml;ffnungszeiten Die &Ouml;ffnungszeiten sollten sich an den Arbeitszeiten der Besch&auml;ftigten orientieren. Bew&auml;hrt sind feste Kernzeiten des Programms plus zus&auml;tzliche Bring- und Abholzeiten. Public Relations (PR) s. &#039;&#039;A-Z&#039;&#039;: Kommunikation, extern Qualit&auml;t Das Unternehmen b&uuml;rgt f&uuml;r die Ferienbetreuung - daher sollte die Qualit&auml;t der Ferienbetreuung hohen Anspr&uuml;chen gen&uuml;gen. Von entscheidender Bedeutung sind das Betreuungspersonal und seine Qualifikation (s. &#039;&#039;A-Z&#039;&#039;: Betreuungspersonal), die R&auml;umlichkeiten (s. &#039;&#039;A-Z&#039;&#039;: R&auml;umlichkeiten) und die Verpflegung (s. &#039;&#039;A-Z&#039;&#039;: Verpflegung). Externe Dienstleister sollten unbedingt professionell arbeiten. Evaluationen k&ouml;nnen das Programm f&uuml;r das n&auml;chste Jahr verbessern. Rahmenvereinbarung Eine Rahmenvereinbarung bietet die rechtliche Grundlage f&uuml;r die Ferienbetreuung und wird zwischen Eltern und Tr&auml;ger abgeschlossen. Folgende Punkte sollten enthalten sein: Beginn und Ende der Betreuung Informationen zu Betreuungskosten Buchung eines Mittagessens und Kosten hierf&uuml;r Allergien und Unvertr&auml;glichkeiten Erreichbarkeit der Eltern im Notfall Eine Einverst&auml;ndniserkl&auml;rung f&uuml;r Aktivit&auml;ten wie Schwimmen oder Busfahrten in nahe St&auml;dte Namen der Erziehungsberechtigten und anderer Personen, die das Kind von der Ferienfreizeit abholen d&uuml;rfen Aufgaben der Eltern (wie beispielsweise Bringen und Abholen des Kindes oder Betreuung im Krankheitsfall oder die Information des Betreuungsteams, wenn das Kind einen Tag nicht teilnimmt) Die Erlaubnis zu Foto- und Filmaufnahmen f&uuml;r die sp&auml;tere Verwendung zu PR-Zwecken R&auml;umlichkeiten Die R&auml;umlichkeiten des Ferienprogramms sollten von dem Unternehmen aus gut zu erreichen sein. Alternativ kann auch ein Shuttle-Bus eingesetzt werden. Modell 1: Die R&auml;umlichkeiten sollten folgende Voraussetzungen mitbringen: Geeignete Gr&ouml;&szlig;e Au&szlig;enfl&auml;chen, die zum Spielen geeignet sind Sauberkeit und Sicherheit Gruppenraum mit Tischen und St&uuml;hlen, Regalen und Materialboxen K&uuml;che oder Kochnische mit K&uuml;hlschrank, Wasserkocher und Geschirr Betreuerzimmer Garderobe Mindestens zwei Toiletten Erste-Hilfe-Set ggf. eine Wickelecke Wenn m&ouml;glich einen Schlafraum - insbesondere wenn j&uuml;ngere Kinder am Programm teilnehmen (als Alternative kann auch eine Kuschelecke eingerichtet werden) Bei teurer Einrichtung sollten Abdeckmaterialien vorhanden sein Die R&auml;umlichkeiten sollten den Eigenschaften des Programms entsprechen. Werden beispielsweise viele Bastelund Werkprogramme durchgef&uuml;hrt, sollte hierf&uuml;r ausreichend Platz vorhanden sein, bei einem Kochkurs muss eine gro&szlig;e K&uuml;che vorhanden sein. Falls keine geeigneten R&auml;umlichkeiten vorhanden sind, m&uuml;ssen sie gemietet werden. R&auml;umlichkeiten in Schulen oder Kitas beispielsweise stehen w&auml;hrend der Ferienzeit leer und sind kindgerecht konzipiert. Spielzeug und Materialien Spielzeug und Materialien zum Basteln und Malen sind notwendig f&uuml;r ein Ferienprogramm. In manchen R&auml;umen - beispielsweise wenn eine Schule angemietet wird - ist alles Notwendige schon vorhanden, sonst muss es beschafft werden. Als kosteng&uuml;nstige M&ouml;glichkeit k&ouml;nnen Eltern gebeten werden, am ersten Tag Spielzeug mitzubringen. Teilnehmergruppen Bei der Zusammenstellung von Freizeitgruppen ist zu beachten, dass Kinder Spielgef&auml;hrten in ihrem Alter haben und die Gruppen weder zu gro&szlig; noch zu klein sind. Verpflegung Die Verpflegung sollte kindgerecht und ausgewogen sein. Das Mittagessen kann von der Firmenkantine oder einem externen CateringUnternehmen organisiert werden. Zus&auml;tzlich sollten ausreichend Getr&auml;nke (Wasser und unges&uuml;&szlig;te S&auml;fte) sowie kleinere Snacks (gesundes Essen wie beispielsweise Obst) zur Verf&uuml;gung stehen. Es ist wichtig abzukl&auml;ren, ob unter den Teilnehmern beispielsweise Vegetarier sind, aus religi&ouml;sen Gr&uuml;nden bestimmte Speisen nicht gegessen werden k&ouml;nnen oder auf Allergien gegen bestimmte Lebensmittel zu achten ist. Oftmals sind Eltern feste Essenszeiten wichtig. F&uuml;r Snacks und Getr&auml;nke - und je nach Programm auch zur Erholung - sollten aus reichend Pausen eingeplant werden. Versicherungen Die Versicherungsfragen sind in jedem Fall vor Beginn der Ferienbetreuung zu kl&auml;ren, es sollten immer der zust&auml;ndige Besch&auml;ftigte im Unternehmen und die Versicherungsagentur einbezogen werden. Modell 1 Bei alleiniger Organisation der Ferienma&szlig;nahme sollte das Unternehmen f&uuml;r die Dauer des Programms f&uuml;r die am Ferienprogramm teilnehmenden Kinder eine Kinderunfallversicherung und f&uuml;r die Betreuer eine Haftpflichtversicherung abschlie&szlig;en. Weiterhin ist mit dem Inhaber/Vermieter der R&auml;umlichkeiten abzukl&auml;ren, ob eine Geb&auml;ude- und Brandschutzversicherung vorhanden ist. Die Kosten der einzelnen Versicherungen sind abh&auml;ngig von der Betreuer- und Teilnehmerzahl, der Dauer und der Frage, ob es sich um Tagesprogramme oder Programme mit &Uuml;bernachtungen handelt. Modell 2-5 In jedem Fall sollte mit dem Kooperationspartner, dem Dienstleister oder den Eltern abgekl&auml;rt werden, ob der Tr&auml;ger die erforderlichen Versicherungen abgeschlossen hat. Zeitplanung Ein Ferienprogramm sollte fr&uuml;hzeitig geplant werden. Der Sp&auml;therbst hat sich in der Praxis als ein guter Zeitpunkt bew&auml;hrt, um eine Bedarfserhebung (s. &#039;&#039;A-Z&#039;&#039;: Bedarfserhebung) im Unternehmen durchzuf&uuml;hren, auf deren Grundlage das geeignete Modell auszuw&auml;hlen ist. Bis Anfang April sollten die Eckdaten des Programms f&uuml;r die Sommerferien stehen (Art des Programms, R&auml;umlichkeiten, Verpflegung, &Ouml;ffnungszeiten), um Anmeldeformulare und Elterninformationen ver senden zu k&ouml;nnen (s. &#039;&#039;A-Z&#039;&#039;: Anmeldeformular). Modell 1 ggf. Modell 2 und 3 Bei arbeitsaufwendigen Programmen, wie Modell 1 und je nach spezifischer Gestaltung auch Modell 2 und 3, kann es ratsam sein, sogar fr&uuml;her zu beginnen. Falls eigenes Personal eingestellt wird, sollte dies f&uuml;r eine Betreuung in den Sommerferien nach der verbindlichen Anmeldung etwa im April geschehen. Nach Ende des Ferienprogramms sind eine Evaluation des Programms und ein Erfahrungsaustausch mit beteiligten Partnern wichtig, um das Programm kontinuierlich zu verbessern. Praxisbeispiel Bereits im Herbst fangen bei Boehringer Ingelheim Pharma die Vorbereitungen f&uuml;r die Ferienbetreuung des n&auml;chsten Sommers an. Ziel ist es, den Eltern vor Weihnachten Informationen zu dem Programm zukommen zu lassen und die Pl&auml;tze z&uuml;gig zu vergeben. So haben die Mitarbeiter die M&ouml;glichkeit, Jahresurlaub und Ferienbetreuung aufeinander abzustimmen</p> <p><a href="https://www.jobadu.de/pdfs/01486.pdf">Publikation zeigen</a></p>