<h1>Umsetzung des Priorit&auml;tensetzens</h1> <h2>Sie erfahren in dieser Checkliste, wie Sie f&uuml;r die priorisierten Aufgaben Bearbeitungszeiten kalkulieren... Quelle I.O. BUSINESS&reg;</h2> <p>Kompetenzfeld Personal- und F&uuml;hrungskr&auml;fteentwicklung Checkliste Umsetzung des Priorit&auml;tensetzens in der Arbeitsplanung Wenn Sie diese Checkliste ausgew&auml;hlt haben, geht es Ihnen wie vielen anderen Menschen in dieser immer schneller und vernetzter werdenden Arbeitswelt: Sie haben eine Vielzahl von Aufgaben zu bearbeiten, von denen Sie einige am besten vorgestern h&auml;tten erledigen m&uuml;ssen. Manchmal wissen Sie kaum noch, wo Sie anfangen sollen. Was Sie auch tun, der Berg an Arbeit nimmt nicht ab. Sie kommen sich vor wie der Hamster im Rad, der immer flei&szlig;ig weiterl&auml;uft und trotzdem nicht ans Ziel kommt. Diese und drei weitere Checklisten bieten Ihnen L&ouml;sungswege an. Sie erfahren in dieser Checkliste, wie Sie f&uuml;r die priorisierten Aufgaben Bearbeitungszeiten kalkulieren. Sie erhalten Anregungen f&uuml;r die Verteilung der Aufgabenbearbeitung nach Priorit&auml;t f&uuml;r die kommende Arbeitswoche bis zur konkreten Tagesplanung. Im Einzelnen geht es um Folgendes: Von der einfachen Aufgabenliste (ToDo-Liste) zur Priorit&auml;tenliste Zielorientierung Priorit&auml;ten Bearbeitungszeit Ermittlung g&uuml;nstiger Bearbeitungszeiten f&uuml;r zielf&uuml;hrende Aufgaben Biorhythmus Koordination mit anderen Personen und Inputs Ermittlung g&uuml;nstiger Wochentage und Tageszeiten Zielf&uuml;hrende Wochenplanung unter Ber&uuml;cksichtigung von Pufferzeiten Verteilung der Aufgaben auf die Wochentage und Zeitoptimierung Von der einfachen Aufgabenliste (ToDo-Liste) zur Priorit&auml;tenliste Aufgabenliste mit Zuordnung zu Arbeitszielen In jeder der drei Checklisten &#039;&#039;Priorit&auml;ten setzen mit.&#039;&#039; haben Sie die M&ouml;glichkeit, Ihre Aufgaben der kommenden Arbeitswoche zun&auml;chst unsortiert in eine Aufgabenliste einzutragen. Anhand der von Ihnen angestrebten beruflichen Ziele pr&uuml;fen Sie, inwieweit diese Aufgaben zielf&uuml;hrend sind. Die zielf&uuml;hrenden Aufgaben k&ouml;nnen hierbei mit einem Kreuzchen X oder einem Sternchen in der Spalte &#039;&#039;zielf&uuml;hrend?&#039;&#039; versehen werden. Das Kreuzchen steht f&uuml;r vorgegebene berufliche Ziele, das Sternchen f&uuml;r berufliche Ziele, die Sie selbst erreichen wollen. Aufgabenliste mit Zuordnung zu Arbeitszielen Setzen von Priorit&auml;ten Anschlie&szlig;end werden den Aufgaben nach einer der drei vorgestellten Methoden Priorit&auml;ten zugeordnet. Dies erfolgt bei der ABC-Methode und dem Eisenhower-Prinzip nach den Kriterien Wichtigkeit, bezogen auf das Ziel und Dringlichkeit, bezogen auf die Zeit. Beim Pareto-Prinzip wird zus&auml;tzlich das Verh&auml;ltnis von Aufwand zu erzieltem Ergebnis mit in Betracht gezogen. Priorit&auml;tenliste Bitte tragen Sie Ihre Aufgaben f&uuml;r die kommende Woche nach Priorit&auml;ten sortiert in die Tabelle &#039;&#039;Priorit&auml;tenliste mit Zeitkalkulation&#039;&#039; auf den beiden folgenden Seiten ein. Sofern Sie sich f&uuml;r das Pareto-Prinzip entscheiden, tragen Sie bitte in der Spalte Priorit&auml;t &#039;&#039;80%&#039;&#039; f&uuml;r zielf&uuml;hrende Aufgaben ein oder &#039;&#039;20%&#039;&#039; f&uuml;r die Aufgaben, die weniger oder gar nicht zielf&uuml;hrend sind. Bearbeitungszeit absch&auml;tzen Die Zeit, die Sie zur Bearbeitung einer Aufgabe ben&ouml;tigen, k&ouml;nnen Sie ungef&auml;hr absch&auml;tzen. Erfahrungsgem&auml;&szlig; erfordert eine Aufgabe letztendlich doch mehr Zeit, als daf&uuml;r vorgesehen war. Daher empfiehlt es sich, Ihre gesch&auml;tzte Bearbeitungszeit mit dem Faktor 1,5 zu multiplizieren, um einen realistischeren Wert zu erhalten. Tragen Sie nun bitte diese Zeitkalkulation in Stunden und Minuten in die Spalte Zeitkalkulation in der nachfolgenden Tabelle &#039;&#039;Priorit&auml;tenliste mit Zeitkalkulation&#039;&#039; ein. Priorit&auml;tenliste und Zeitkalkulation f&uuml;r die kommende Arbeitswoche Priorit&auml;t Aufgabe Ermittlung g&uuml;nstiger Bearbeitungszeiten f&uuml;r zielf&uuml;hrende Aufgaben Zielf&uuml;hrende Aufgaben erfordern Ihre ganze Konzentration und Aufmerksamkeit. Sie lassen sich daher unter folgenden Bedingungen am besten bew&auml;ltigen: a) Wenn Sie nicht gest&ouml;rt werden b) Wenn Sie nach Ihrem Biorhythmus in Hochform sind c) Sofern Sie mit anderen zusammen arbeiten oder Kunden, Lieferanten etc. erreichen m&uuml;ssen, dann, wenn die entsprechenden Personen anwesend oder erreichbar sind. d) Oft ben&ouml;tigen Sie zur Aufgabenbew&auml;ltigung auch entsprechenden Input in Form von Waren, Informationen etc. Zu welcher Tageszeit k&ouml;nnen Sie ungest&ouml;rt von &auml;u&szlig;eren Einfl&uuml;ssen arbeiten, beziehungsweise diese bestm&ouml;glich reduzieren? Zu welcher Zeit sind Sie gem&auml;&szlig; Ihrem Biorhythmus in Hochform? Sofern Sie dies nicht bereits wissen, k&ouml;nnen Sie es einfach herausfinden: Schreiben Sie &uuml;ber mehrere Tage die Zeiten genau auf, zu denen Sie aufmerksam und konzentriert arbeiten k&ouml;nnen. Vermerken Sie sich auch, wann Sie eher tr&auml;ge oder m&uuml;de sind. Das sich daraus ergebende Muster hilft Ihnen, Ihre pers&ouml;nlichen, g&uuml;nstigen Zeiten f&uuml;r zielf&uuml;hrende Arbeiten herauszufinden. Wann sind andere Personen am besten erreichbar, die bei der Bew&auml;ltigung der zielf&uuml;hrenden Aufgaben mit involviert sind? Gibt es weitere Faktoren, die Ihre Zeitplanung bez&uuml;glich der zielf&uuml;hrenden Aufgaben einschr&auml;nken? Welche Bearbeitungszeiten werden dadurch ausgeschlossen? Einplanen von Pufferzeiten Es empfiehlt sich, bei der nun folgenden Zeitplanung f&uuml;r Ihre Aufgaben nicht die gesamte, Ihnen zur Verf&uuml;gung stehende Arbeitszeit zu verplanen. Lassen Sie je nach Ihren Erfahrungen einen Teil der Arbeitszeit unverplant f&uuml;r Unvorhergesehenes, z.B. wichtige Anrufe oder kurzfristig hinzu gekommene dringende T&auml;tigkeiten. Durch diese gezielte Einplanung von Pufferzeiten stellen Sie sicher, dass Sie trotzdem Zeit zur Bearbeitung Ihrer Aufgaben der h&ouml;chsten Priorit&auml;t haben. Ihre zielf&uuml;hrende Aufgabenplanung f&uuml;r die Tage der kommenden Woche Nun k&ouml;nnen Sie die priorisierten, mit Bearbeitungszeit versehenen Aufgaben Ihrer Priorit&auml;tenliste f&uuml;r die kommende Woche unter Ber&uuml;cksichtigung von Pufferzeiten und g&uuml;nstigen Bearbeitungszeiten f&uuml;r zielf&uuml;hrende Aufgaben in Ihren Tagesplaner eintragen. Wenn Sie m&ouml;gen, k&ouml;nnen Sie die Aufgaben je nach Priorit&auml;t auch in unterschiedlichen Farben markieren. Ihr Eintrag k&ouml;nnte zum Beispiel nach einer Unterteilung wie auf der folgenden Seite vorgenommen werden. Sie k&ouml;nnen die folgende Seite ausdrucken und f&uuml;r Ihre Tageseintr&auml;ge beliebig oft verwenden. Der Vergleich der Spalten &#039;&#039;Dauer Plan&#039;&#039; und &#039;&#039;Dauer Ist&#039;&#039; bietet Ihnen am Ende des Tages eine gute Basis f&uuml;r Ihre Zeitoptimierung. Zeitoptimierung Vergleichen Sie bitte die beiden Spalten &#039;&#039;Dauer Plan&#039;&#039; und &#039;&#039;Dauer Ist&#039;&#039; und verbessern Sie nach und nach Ihre Planung. Achten Sie bitte besonders auf eine Optimierung der Zeitplanung f&uuml;r Ihre zielf&uuml;hrenden Aufgaben. Sofern Sie z.B. l&auml;nger f&uuml;r die Bearbeitung einer Aufgabe ben&ouml;tigt haben als eingeplant war, suchen Sie nach Gr&uuml;nden hierf&uuml;r und nach L&ouml;sungen. Welche Punkte sind Ihnen bei der Nachkontrolle aufgefallen und welche Verbesserungsm&ouml;glichkeiten sehen Sie? Weiterf&uuml;hrende Checklisten: Zum Thema &#039;&#039;Priorit&auml;ten setzen&#039;&#039; finden Sie weitere interessante Checklisten zum kostenlosen Download. Die folgenden Checklisten bilden die Voraussetzung f&uuml;r die vorliegende Checkliste: Checkliste Prinzipien des Priorit&auml;tensetzens und ABC-Analyse Checkliste Priorit&auml;ten setzen mit dem Eisenhower-Prinzip Checkliste Priorit&auml;ten setzen mit dem Pareto-Prinzip</p> <p><a href="https://io-business.de/wp-content/uploads/2010/06/08_09_01_Checkliste_Prioritaeten_setzen_in_der_Arbeitsplanung_Umsetzung.pdf">Publikation zeigen</a></p>