<h1>Erfolgreich Delegieren</h1> <h2>Was ist notwendig, damit der Prozess des Delegierens erfolgreich verl&auml;uft? Quelle I.O. BUSINESS&reg;</h2> <p>Checkliste Erfolgreich Delegieren Die vorliegende Checkliste unterst&uuml;tzt Sie beim erfolgreichen Delegieren von Aufgaben, Prozessen und der damit verkn&uuml;pften Verantwortung. Delegieren als wichtige F&uuml;hrungskompetenz Es ist keine neue Erkenntnis, dass Delegieren eine zentrale Aufgabe von Managern und F&uuml;hrungskr&auml;ften ist. Was jedoch ist notwendig, damit der Prozess des Delegierens erfolgreich verl&auml;uft und das Ergebnis zufrieden stellend wird? Viele Arbeitnehmer - nicht nur F&uuml;hrungskr&auml;fte - werden mit einem zunehmenden Pensum von Aufgaben konfrontiert, die es zu bew&auml;ltigen gilt. Auch hier ist das Delegieren eine von verschiedenen M&ouml;glichkeiten der Bew&auml;ltigung der &uuml;bertragenen Arbeitsmenge. Unterst&uuml;tzung bei der Umsetzung des Delegierens in Ihrem Arbeitsbereich und Antworten auf folgende Fragen finden Sie in dieser Checkliste: Welche Aufgaben eignen sich zum Delegieren? Welche Einstellungen unterst&uuml;tzen Sie beim erfolgreichen Delegieren? Welche F&auml;higkeiten ben&ouml;tigt der Beauftragte, um die Aufgabe erf&uuml;llen zu k&ouml;nnen? Welche Informationen braucht der Beauftragte zur Bew&auml;ltigung der Aufgabe? Tipps zum Delegationsprozess Feedback geben Aufgaben, die sich zum Delegieren eignen Aufgaben, die Sie delegieren, sollten so gestaltet sein, dass diese vom Bearbeiter in angemessener Zeit und mit einem vertretbaren Aufwand bearbeitet werden k&ouml;nnen. Nicht alle Aufgaben sind zum Delegieren geeignet. Grunds&auml;tzlich eignen sich hierzu die nachfolgend genannten Aufgaben: Bitte kreuzen Sie an, wenn Sie Aufgaben dieser Art delegieren m&ouml;chten und schreiben Sie direkt dazu, welche Aufgaben dies genau sind. A. Routinet&auml;tigkeiten B. Aufgaben mit wenig Erkl&auml;rungsbedarf C. Aufgaben mit wenig Koordinierungsbedarf D. Gut vorbereitete bzw. gut strukturierte Aufgaben E. Aufgaben f&uuml;r Spezialisten Dies k&ouml;nnen fachspezifische Aufgaben sein oder solche, die besondere soziale oder individuelle Kompetenzen erfordern, z.B. Kenntnisse zur Arbeitssicherheit, Pr&auml;sentationskompetenz, besondere emotionale Intelligenz und &auml;hnliches. Was hilft Ihnen, erfolgreich zu delegieren? Lassen Sie gern andere Menschen Dinge f&uuml;r sich erledigen? Wenn Sie nicht alle Aufgaben selbst erledigen k&ouml;nnen, aber eher ungern Aufgaben an andere delegieren, &uuml;berlegen Sie, welche Punkte Sie dabei unterst&uuml;tzen, das Delegieren einfach einmal auszuprobieren: Der Hochseilartist baut das Seil und das Netz nicht selbst auf. Er konzentriert sich auf das Seiltanzen und vertraut seinem Team bez&uuml;glich der Sicherheitsvorkehrungen. Der Betreiber eines Hotels bietet den auf der Insel mit dem Kreuzfahrtschiff ankommenden G&auml;sten einen Abholservice an. Die G&auml;ste werden am Landesteg abgeholt. Dieser liegt 2 km in Luftlinie auf der gegen&uuml;berliegenden Seite der Badebucht. Das Hotel liegt direkt am Meer unterhalb der Steilk&uuml;ste. Kurz vor Ankunft des Kreuzfahrtschiffes f&auml;llt der Fahrer des Kleinbusses aus, der bereits an der Landungsbr&uuml;cke geparkt ist. Der Hotelbesitzer will nun sicherstellen, dass die G&auml;ste trotzdem begr&uuml;&szlig;t, abgeholt und mit dem Kleinbus ins Hotel transferiert werden. Es bleibt nur eine Stunde Zeit, daher beauftragt er drei seiner Angestellten, schnellstm&ouml;glich die G&auml;ste am Schiff abzuholen. Der Erste ist ein hervorragender Schwimmer, der Zweite ein Hobby-Gleitschirmflieger und der Dritte trainiert in seiner Freizeit f&uuml;r den Marathonlauf. Zwei Stunden sp&auml;ter treffen alle mit dem Bus und den Hotelg&auml;sten wohlbehalten im Hotel ein. Alle drei Angestellten hatte fast gleichzeitig den Anlegeplatz des Kreuzschiffes erreicht - jeder selbstverst&auml;ndlich ausger&uuml;stet mit einem Ersatzschl&uuml;ssel f&uuml;r den Kleinbus. Wie soll der Amerikaner eine korrekte Bedienungsanleitung f&uuml;r eine neue Maschine schreiben, wenn er die Inhalte auf Japanisch erkl&auml;rt bekommt? Feldwege k&ouml;nnen im Abseits enden, Abk&uuml;rzung sein oder an Sch&auml;tzen vorbeif&uuml;hren. Voraussetzungen der Person, an die delegiert werden soll Je nach Aufgabenstellung k&ouml;nnen es v&ouml;llig unterschiedliche Voraussetzungen, F&auml;higkeiten oder Kompetenzen sein, &uuml;ber die eine Person verf&uuml;gen sollte, an die Sie eine Aufgabe delegieren k&ouml;nnen. F&uuml;r die von Ihnen definierten Aufgaben bestimmen Sie nun bitte die Voraussetzungen, die eine Person mitbringen sollte, um die Aufgabe erf&uuml;llen zu k&ouml;nnen. Wenn Ihnen bereits geeignete Personen zur Verf&uuml;gung stehen, k&ouml;nnen Sie diese direkt eintragen. M&ouml;glicherweise haben Sie auch eine Person im Sinn, die die geforderten Voraussetzungen bisher erst teilweise mitbringt, sie jedoch durch Schulung oder Einarbeitung erwerben kann. In der letzten Spalte k&ouml;nnen Sie notieren, ob die betreffende Person direkt zum Einsatz kommen kann oder - besonders bei komplexeren Aufgaben - noch eingearbeitet werden muss. Kennen Sie alle Kompetenzen, &uuml;ber die diejenigen Personen verf&uuml;gen, die Ihnen zum Delegieren zur Verf&uuml;gung stehen? Wenn Sie h&auml;ufig Aufgaben zu delegieren haben, ist es hilfreich, die Kompetenzen der in Frage kommenden Empf&auml;nger zu erfragen und zu inventarisieren. B. Aufgaben mit wenig Erkl&auml;rungsbedarf C. Aufgaben mit wenig Koordinierungsbedarf D. Gut vorbereitete bzw. gut strukturierte Aufgaben E. Aufgaben f&uuml;r Spezialisten Einarbeitung Tipps zum Delegationsprozess Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, der Person, an die Sie die Aufgabe delegieren, diese genau zu beschreiben. Delegieren Sie nicht &#039;&#039;zwischen T&uuml;r und Angel&#039;&#039;. Vergegenw&auml;rtigen Sie sich den Kenntnisstand der Person, an die Sie delegieren und gehen Sie dementsprechend vor. Erkl&auml;ren Sie genau, was die Aufgabe ist, was das Ziel ist und in welcher Zeit sie erledigt werden soll. Sprechen Sie klar aus, was Sie erwarten. Informieren Sie besonders bei komplexeren Aufgaben die Person, an die Sie delegieren dar&uuml;ber, welche Bedeutung die erfolgreiche Erf&uuml;llung dieser Aufgabe f&uuml;r das Unternehmen oder f&uuml;r die Erreichung eines Teilzieles Ihrer Abteilung hat. Bedenken Sie, dass Menschen an ihren Aufgaben wachsen. Delegieren Sie ruhig einmal anspruchsvollere Aufgaben, wenn Sie einen Mitarbeiter haben, der daf&uuml;r &#039;&#039;reif&#039;&#039; ist. Vergessen Sie dabei aber nicht, ihm zwischendurch Unterst&uuml;tzung anzubieten, wenn er Fragen hat. Delegieren Sie nichts, was die betreffende Person &uuml;berfordert. Damit ist weder Ihnen, noch der beauftragten Person geholfen. Stellen Sie dem beauftragten Mitarbeiter alle notwendigen Informationen, Hilfsmittel und gegebenenfalls andere Personen zur Unterst&uuml;tzung zur Verf&uuml;gung. So stellen Sie von Ihrer Seite sicher, dass die Aufgabe erf&uuml;llt werden kann. Sofern Sie komplexere Aufgaben mit Koordinierungsbedarf delegieren, bieten Sie dem Beauftragten auch die M&ouml;glichkeit, Zwischenst&auml;nde zu besprechen und auftretende Fragen zu kl&auml;ren. Fragen Sie den beauftragten Mitarbeiter, ob er aus seiner Sicht noch weiteren Input zur Bearbeitung der Aufgabe ben&ouml;tigt, als die, die Sie ihm bereits genannt hatten. M&ouml;glicherweise haben Sie ja etwas Wichtiges &uuml;bersehen? Bitten Sie den beauftragten Mitarbeiter zum Schluss den Auftrag mit seinen eigenen Worten nochmals zusammenzufassen. So k&ouml;nnen Sie feststellen, ob er alles richtig verstanden hat. Bringen Sie gegen&uuml;ber dem beauftragten Mitarbeiter zum Ausdruck, dass Sie ihm zutrauen, die Aufgabe erfolgreich bew&auml;ltigen zu k&ouml;nnen. Seien Sie tolerant. Es gibt immer mehrere M&ouml;glichkeiten, Ziele zu erreichen. Ihr Mitarbeiter muss nicht den Weg w&auml;hlen, den Sie gehen w&uuml;rden. Vielleicht erkennt er unterwegs, dass Ihr Weg m&ouml;glicherweise einfacher gewesen w&auml;re - oder er findet einen neuen Weg. Tipps zum Feedback Nach Beendigung der delegierten Aufgabe ist es f&uuml;r Sie und den beauftragten Mitarbeiter hilfreich, &uuml;ber den Delegationsprozess zu sprechen. Je nach Komplexit&auml;t und Schwierigkeitsgrad kann das Feedback aus einer Frage und einer Antwort bestehen oder ein l&auml;ngeres Gespr&auml;ch erfordern. Fragen Sie den Mitarbeiter, wie er mit der ihm &uuml;bertragenen Aufgabe zurechtgekommen ist, ob er mit dem erzielten Ergebnis zufrieden ist und was seiner Ansicht nach gut und weniger gut geklappt hat. Geben Sie dann sachlich und konstruktiv ihr Feedback bez&uuml;glich Ihrer Zufriedenheit mit dem Ergebnis und Ihrer Sicht zu guten und verbesserungsw&uuml;rdigen Schritten bei der Zielerreichung. Dr&uuml;cken Sie Kritik in konstruktiver Weise aus. Selbst wenn sie g&auml;nzlich unzufrieden mit der Art der Aufgabenbew&auml;ltigung oder dem erzielten Ergebnis sind, bedenken Sie, dass negative Kritik demotiviert. Es ist hilfreich, wenn Sie den Mitarbeiter in einer solchen Situation bitten, Vorschl&auml;ge zu machen, wie er - oder alternativ eine andere Person - in Zukunft eine &auml;hnliche Aufgabe besser bew&auml;ltigen kann. Beschreiben Sie gegebenenfalls klar Ihren Wunsch f&uuml;r eine zuk&uuml;nftig effizientere Bearbeitung einer delegierten Aufgabe. Nennen Sie einem noch unerfahrenen Mitarbeiter klare Ziele und geben Sie ihm Orientierungspunkte an die Hand. Er kann dann lernen, Aufgaben besser zu bew&auml;ltigen. Das funktioniert nat&uuml;rlich nur dann, wenn er motiviert ist und Sie ihn auch einmal seinen Weg gehen lassen</p> <p><a href="https://io-business.de/wp-content/uploads/2010/09/020161_15_08_24_Checkliste-erfolgreich-Delegieren.pdf">Publikation zeigen</a></p>