<h1>Personalakte (Checkliste)</h1> <h2>Diese Checkliste unterst&uuml;tzt Sie beim Aufbau und F&uuml;hren einer Personalakte. Sie beschr&auml;nkt sich dabei auf die Privatwirtschaft... Quelle I.O. BUSINESS&reg;</h2> <p>Checkliste Personalakte Diese Checkliste unterst&uuml;tzt Sie beim Aufbau und der F&uuml;hrung einer Personalakte. Sie beschr&auml;nkt sich dabei auf die Privatwirtschaft. Im Einzelnen geht es um folgende Aspekte: Begriffskl&auml;rung Personalakte Gesetzliche Regelungen zur Personalakte Form und Art der Aufbewahrung und Sinn des F&uuml;hrens von Personalakten Umfang, Unterteilung und Sortierung nach Kategorien Inhalt: Was soll / muss in die Personalakte und was geh&ouml;rt nicht hinein? Wahrung der Pers&ouml;nlichkeitsrechte des Arbeitnehmers und Datenschutz Beschr&auml;nkung von Zugang und Einsicht, Schutz sensibler Daten Unter Personalakten versteht man alle Dokumente und Unterlagen, die mit dem Arbeits- oder Dienstverh&auml;ltnis zwischen Arbeitgeber und einem einzelnen Arbeitnehmer in Zusammenhang stehen, egal in welcher Form und an welcher Stelle diese Unterlagen im Unternehmen abgelegt sind. Zur Dokumentation einiger dieser Unterlagen ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet. Er muss au&szlig;erdem die Pers&ouml;nlichkeitsrechte seiner Arbeitnehmer wahren und sch&uuml;tzen beim Umgang mit ihren personenbezogenen Daten. Gesetzliche Regelungen zur Personalakte In der Privatwirtschaft besteht keine gesetzliche Pflicht zur F&uuml;hrung von Personalakten. Trotzdem ist dies sinnvoll zur Einhaltung der Dokumentationspflicht, die dem Arbeitgeber durch zahlreiche gesetzliche Regelungen auferlegt ist. Neben den Angaben gegen&uuml;ber dem Finanzamt und den Sozialversicherungstr&auml;gern ist dies haupts&auml;chlich das Nachweisgesetz, das den Arbeitgeber zur schriftlichen Niederlegung der wesentlichen Arbeitsbedingungen zum Arbeitsverh&auml;ltnis innerhalb einer Frist von einem Monat verpflichtet. Das Betriebsverfassungsgesetz gibt dem Arbeitnehmer das Recht auf Einsichtnahme seiner Personalakten und zur schriftlichen Stellungnahme zu einzelnen Vorg&auml;ngen, die der Akte beizuf&uuml;gen sind (&sect; 83 BetrVG). Nach &sect; 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG ist der Betriebsrat verpflichtet, die ordnungsgem&auml;&szlig;e Einhaltung der Gesetze durch den Arbeitgeber zu &uuml;berwachen. Mitglieder des Betriebsrates haben jedoch ohne Zustimmung des einzelnen Mitarbeiters kein Recht auf Einsicht in die Personalakten oder Teile daraus. Form und Art der Aufbewahrung Da es in der Privatwirtschaft keine gesetzliche Regelung zu Form und Art der Aufbewahrung gibt, stehen dem Unternehmen folgende M&ouml;glichkeiten zur Organisation, Aufbewahrung und Speicherung der Personalakten zur Verf&uuml;gung: a) digital (Personalstammdatei / elektronische Personalakte): entweder netzbasiert oder auf elektronischen Speichermedien, z.B. in Dateien auf der Festplatte, auf CD-Roms, Disketten oder anderen elektronischen Speichermedien b) in Papierform: Karteikarten, Akten, H&auml;ngeordner etc. c) auf Mikrofiche (Mikroplanfilm) d) auf Mikrofilm (Rollen) e) auf Magnetplatten, Magnetb&auml;ndern Sofern Teil- und Nebenakten nicht an gleicher Stelle im Unternehmen gelagert werden, wie die Hauptakte, vermerken Sie dort bitte, wo diese zu finden sind. Nur so kann dem Mitarbeiter auf dessen Wunsch eine Einsicht in die vollst&auml;ndigen Unterlagen erm&ouml;glicht werden. Auch f&uuml;r Pr&uuml;fungen steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Art m&uuml;ssen die Daten innerhalb der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist und in ordnungsgem&auml;&szlig;er Art entsprechend den einschl&auml;gigen Gesetzen zur Verf&uuml;gung stehen, sofern Unterlagen hierzu Teil von Personalakten sind. Einige gesetzliche Regelungen schr&auml;nken die ausschlie&szlig;liche Nutzung papierloser Speichermedien ein. So ist z.B. f&uuml;r Berufsausbildungsvertr&auml;ge (&sect; 11 Abs. 1 Berufsbildungsgesetz) und K&uuml;ndigungen (&sect; 623 BGB) die Schriftform vorgeschrieben</p> <p><a href="https://unternehmensberatung.wolfgunther.de/wp-content/uploads/2010/06/09_09_16_Checkliste_Personalakte_revised.pdf">Publikation zeigen</a></p>