Tools für die virtuelle Teamarbeit

Damit die Zusammenarbeit über mehrere Standorte hinweg reibungslos funktioniert, brauchen Teams digitale Werkzeuge.

So genannte Collaboration Tools...

Quelle: Unternehmer-Magazin impulse

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Collaboration Tools sind unverzichtbare Werkzeuge, wenn Mitarbeiter an verschiedenen Standorten arbeiten und können auch jenseits der Corona-Krise die Teamarbeit effizienter machen. Welches Tool kann was? Damit die Zusammenarbeit über mehrere Standorte hinweg reibungslos funktioniert, brauchen Teams digitale Werkzeuge: so genannte Collaboration Tools (Das englische Wort collaboration bedeutet auf deutsch Zusammenarbeit). Diese sind übrigens nicht nur für virtuelle Teams hilfreich: Collaboration Tools machen die Teamarbeit schneller und effizienter, weil sie den Austausch erleichtern und Teammitgliedern helfen, den Überblick zu behalten. Viele dieser Tools sind kostenlos zu haben, bei kostenpflichtigen Optionen gibt es in der Regel eine kostenfreie Testphase. Warum also nicht die Corona-Krise zum Anlass nehmen, um die Digitalisierung im Unternehmen weiter voranzutreiben? Diese Collaboration Tools können dabei helfen: Für die Teamkommunikation: Slack Für Videokonferenzen: Zoom Fürs Aufgabenmanagement: Microsoft To Do Fürs Projektmanagement: Trello Für die Dateiablage: Nextcloud Fürs Brainstorming: MindMeister Für die Zeiterfassung: Timebutler Die nachfolgenden Detailbeschreibungen wurden vom Unternehmer-Magazin impulse zusammengetragen. Slack ist ein Kommunikationsdienst für Teams. Das Chatprogramm dient als direkter Draht zwischen allen Mitarbeitern. Ganz egal, von wo aus sie arbeiten. Es kann nicht nur unternehmensinterne E-Mails ersetzen, sondern ermöglicht auch unkomplizierte Absprachen in Teams oder zwischen zwei Kollegen, die sonst vielleicht Face-to-Face erfolgt wären. In Slack lassen sich hierfür Chatkanäle anlegen, beispielsweise für Abteilungen oder Projektteams. Über die Suchfunktion kann man Infos aus älteren Unterhaltungen schnell finden. Selbst dann, wenn man den Chatverlauf nicht verfolgt hat. Daneben haben auch Einzelpersonen in privaten Chats die Möglichkeit, Infos, Links oder Dateien miteinander auszutauschen. Auch Audio- und Video-Anrufe zwischen Teammitgliedern sind über Slack möglich. Slack kann im Browser, auf iOS- oder Android-Geräten verwendet werden. Es lässt sich mit anderen Diensten wie Dropbox oder Google Drive verknüpfen. Es gibt eine kostenlose Variante mit einigen Einschränkungen. Die Standardversion kostet 6,25 Euro pro Monat. Alternative zu Slack: die Open-Source-Lösung Rocket.Chat. Mit Zoom sind Besprechungen auch dann möglich, wenn sich die Teilnehmer an verschiedenen Orten befinden: via Videokonferenz. In den Meetings ist es möglich, den Bildschirm mit anderen Teilnehmern zu teilen und ihnen so Präsentationen oder Dokumente zu zeigen. Die Videokonferenzen lassen sich außerdem aufzeichnen - das gibt verhinderten Kollegen die Möglichkeit, sich die Besprechung im Nachhinein anzuschauen. Eine Chatfunktion ermöglicht den diskreten Austausch zwischen zwei Meetingteilnehmern. Gelobt wird Zoom vor allem für seine einfache intuitive Bedienbarkeit und für die gute Videoqualität. Der Beitritt zu einer Videokonferenz in Zoom ist über den Zoom-Client oder über einen Link möglich. Daneben bietet Zoom Erweiterungen für gängige Browser und E-Mail-Clients und Mobile-Apps für Android und iOS. Einwählen kann man sich auch übers Telefon, dafür bietet Zoom in Deutschland lokale Nummern an. Die Basic-Version ist kostenlos, damit lassen sich allerdings nur Videokonferenzen bis 40 Minuten abhalten. Die Pro-Version kostet pro Moderator 13,99 Euro monatlich. Mit Microsoft To Do werden To-do-Listen digital: Wie bei einer analogen To-do-Liste kann man Aufgaben untereinander auflisten, ist ein To-do erledigt, hakt man es ab. Der Vorteil gegenüber der Zettelwirtschaft: Jeder Eintrag lässt sich mit Notizen, Unteraufgaben und einer Deadline versehen, man kann Dateien anhängen und To-dos von einer Liste auf eine andere schieben. Eine Erinnerungsfunktion sorgt dafür, dass Deadlines nicht in Vergessenheit geraten. Doch To Do kann noch mehr: Alle Listen lassen sich mit anderen teilen. Jeder, der zur Bearbeitung freigeschaltet ist, hat also immer einen Überblick darüber, was er als Nächstes zu tun hat und was die Kollegen erledigen müssen. So lassen sich Aufgaben auch aus der Ferne klar verteilen. To Do funktioniert in allen gängigen Browsern auf Smartphones, Tablets und Computern. Außerdem gibt es Apps für Android und iOS und Windows 10. Microsoft To Do ist gratis. Trello lässt sich ähnlich wie Microsoft To Do fürs Aufgabenmanagement nutzen. Daneben ist das Tool aber auch geeignet fürs Management einfacher Projekte. Wer macht was bis wann? Was ist als Nächstes zu tun? Und welche Aufgaben sind bereits abgeschlossen? Diese Fragen lassen sich in Trello mit einem Blick beantworten - auf so genannten Kanban-Boards: virtuellen Pinnwänden. An die virtuellen Trello-Boards kann man Karten mit Aufgaben heften, diese mit einer Deadline versehen und einem Teammitglied zuweisen. Funktionen wie To-do-Listen, Dateianhänge und die Farbcodierung sorgen für noch mehr Übersicht. Wie bei einem klassischen Kanban-Board werden die Karten bei Trello in Spalten einsortiert. Wer Kanban in Reinkultur nutzen will, nennt die Spalten To do, Doing und Done, wer die Aufgaben eines Projekts lieber anders sortieren will, überlegt sich eine eigene Nomenklatur. Trello funktioniert im Browser, es gibt aber auch Apps für Android und iOS. Eine Basisversion ist kostenlos, die Business-Variante mit erweiterten Sicherheitseinstellungen und Verwaltungsfunktionen kostet knapp 10 Euro pro Monat und Nutzer. Cloudspeicher-Lösungen sind populär - kein Wunder: Mit ihrer Hilfe haben alle im Unternehmen jederzeit und von überall Zugriff auf wichtige Dateien. Die Kehrseite ist jedoch der Datenschutz, denn bei den meisten Anbietern liegen die Daten auf Servern in den USA. Die DSGVO-konforme Alternative: Mit Nextcloud lässt sich eine firmeneigene Cloud auf dem Firmenserver einrichten. Dateien und auch gesamte Ordner kann man so sicher online ablegen und mit wenigen Klicks mit anderen Benutzern teilen. Charmant: Im Nextcloud-eigenen App-Store lassen sich verschiedene Erweiterungen für die Cloud-Lösung herunterladen. Besonders nützlich ist die Erweiterung Onlyoffice, mit der sich Textdokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen direkt in Nextcloud erstellen und bearbeiten lassen. Auch ein gemeinsames Bearbeiten von Dateien ist möglich. Nextcloud ist browserbasiert, daneben gibt es auch Apps für Android und iOS. Nextcloud ist gratis. Mindmaps sind eine bewährte Methode, um Ideen festzuhalten, zu strukturieren und zu visualisieren - alleine oder im Team. Auf diese Weise lassen sich beispielsweise Ergebnisse von Brainstormings festhalten, Projekte planen, Strategien entwickeln oder Präsentationen vorbereiten. Mindmaps lassen sich auch online zeichnen, zum Beispiel mit MindMeister. Das Collaboration Tool ermöglicht es, Mindmaps zu teilen und in Echtzeit zusammen zu bearbeiten. Zudem kann man mit Mindmeister einzelnen Mitarbeitern Aufgaben zuweisen, Abgabetermine festlegen und Prioritäten setzen. Die Mindmap lässt sich mit Notizen, Bildern oder Videos bestücken. MindMeister ist browserbasiert, zusätzlich gibt es auch Apps für Android- und iOS-Geräte. Wer mit mehreren Teammitgliedern arbeiten möchte, braucht die Pro-Version, die 8,25 Euro pro Nutzer und Monat kostet. Arbeiten Ihre Mitarbeiter an verschiedenen Orten, kommt eine Stechuhr nicht in Frage. Eine Zeiterfassungs-Software wie Timebutler ist die Alternative. Denn auch im Homeoffice gilt die Dokumentationspflicht der Arbeitszeiten. Neben Stundenerfassung bietet Timebutler auch Funktionen für Urlaubsanträge, Überstundenverwaltung und die Dokumentation von Abwesenheiten. Die Software, entwickelt von einem deutschen Unternehmen, speichert die Daten DSGVO-konform. Timebutler ist browserbasiert und verzichtet auf eine eigene App. Für einen Flatrate-Preis von 24 Euro pro Monat lassen sich bis zu 500 User verwalten....

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