Erfolgsfaktoren + Stolpersteine bei Ferienbetreuung

Um herauszufinden, welche Ferienbetreuungsangebote in der Region existieren,

ist eine Nachfrage beim Jugendamt empfehlenswert...

Quelle: berufundfamilie gGmbH

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Von A wie Angebotserhebung bis Z wie Zeitplanung: Erfolgsfaktoren und Stolpersteine bei betrieblichen Ferienbetreuungsangeboten Angebotserhebung Um herauszufinden, welche Angebote für Ferienprogramme in der Region bereits existieren, ist eine Nachfrage beim Jugendamt empfehlenswert. Ebenso gibt es regionale Datenbanken zur Kinderbetreuung, die im Internet leicht auffindbar sind (beispielsweise: http://www.kinderbetreuung-owl.de/). Auch kann auf das Netzwerk der Lokalen Bündnisse für Familien zurückgegriffen werden: Auf der Homepage http://www.lokale-buendnisse-fuer-familie.de/ finden sich die Bündnisse vor Ort. Die Beschäftigten des Unternehmens - insbesondere Beschäftigte mit Kindern - kennen außerdem bestimmt einige Angebote. Anmeldeformular Nachdem die Eckdaten des Ferienprogramms bekannt sind, also drei bis vier Monate vorher, sollte das Unternehmen Anmeldeformulare an die Eltern versenden. Neben dem Namen des Kindes und den Kontaktdaten eines Erziehungsberechtigten sollte hier eingetragen werden, wann das Kind am Ferienprogramm teilnehmen möchte - in welchen Ferienwochen und zu welchen Tageszeiten. Es kann auch gefragt werden, wie die Eltern auf das Angebot aufmerksam geworden sind (um die unterschiedlichen Werbemaßnahmen für das Programm zu evaluieren). Eine Mustervorlage ist im Anhang 4 zu finden. Ansprechperson Ein Beschäftigter des Unternehmens sollte kontinuierlich als Ansprechperson für Beschäftigte und Kooperationspartner zur Verfügung stehen und als Verantwortlicher für das Projekt ansprechbar sein. Bedarfserhebung Zur Erhebung des Bedarfs bietet sich eine E-Mail an alle Beschäftigten sowie eine Intranetmeldung an. Ebenso ist es möglich, durch Aushänge auf die Planung einer Ferienbetreuung hinzuweisen. Wichtige Fragen sind die nach der Anzahl und dem Alter der Kinder sowie nach der Dauer und Ferienzeit der gewünschten Betreuung. Eine Mustervorlage für die Bedarfserhebung befindet sich im Anhang 3. Betreuungspersonal Unabhängig davon, ob das Unternehmen die Ferienbetreuung selbst durchführt, mit Partnern kooperiert oder einen externen Dienstleister beauftragt: Das Betreuungspersonal und der Betreuungsschlüssel sind sehr wichtig für den Erfolg der Ferienbetreuung. Zumindest der Teamleiter sollte eine pädagogische Qualifikation und Erfahrung mitbringen. Für die Betreuung der Kinder werden mindestens zwei Betreuer benötigt. Bei erlebnisorientierten Programmen ist ein Betreuungsschlüssel von 1:5 empfehlenswert, bei sportorientierten Programmen genügt ein Betreuer auf acht oder zehn Teilnehmer. Wenn Kinder unter sechs Jahren an dem Ferienprogramm teilnehmen, sind zusätzliche Betreuungspersonen notwendig. Das Betreuungspersonal sollte zusammen mit dem Unternehmen ein pädagogisches Konzept entwickeln, das die pädagogischen Grundsätze des Ferienprogramms klärt. Wichtig ist beispielsweise die Frage, ob es sich um ein erlebnis-, sport-, kultur- oder ein lernorientiertes Programm dreht oder ob das Programm mehrere dieser Elemente vereinbart. Methoden und Vorgehensweisen sollten ebenfalls abgesprochen werden. Modell 1: Eine geeignete Betreuungsperson kann über eine Annonce in einer Zeitung oder im Intranet gefunden werden. Das Unternehmen kann auch Tagesmütter gezielt ansprechen. Zudem ist es möglich, auf pensionierte Beschäftigte, Beschäftigte in Elternzeit oder Kinder von Beschäftigten zurückzugreifen. Modell 1 ggf. Modelle 2 und 3 Falls das Unternehmen Betreuungspersonal einstellt, sollte ein Honorarvertrag für freie Mitarbeiter abgeschlossen werden. In solch einem Vertrag enthalten sind üblicherweise: der Aufgabenbereich (mit Tätigkeit, Beginn und Ende, täglichen Zeiten und Gesamtstunden) das Ausmaß der Freiheit in der Gestaltung des Programms beziehungsweise welche Aspekte und Weisungen von wem in das Programm mit einbezogen werden müssen das Honorar das Vorgehen bei Verhinderung des Beschäftigten Vertragsdauer und Kündigung die Haftung sowie gegebenenfalls Verschwiegenheit Praxisbeispiel Hessischer Rundfunk (HR), Frankfurt am Main In allen Ferienwochen findet in den Räumlichkeiten einer Berufsschule täglich von 8 bis 17 Uhr für bis zu 40 Kinder im Alter von drei bis zwölf Jahren die Ferienbetreuung des Hessischen Rundfunks (HR) statt. Pensionierte Mitarbeiter des HR betreuen die Teilnehmer und werden hierbei von Jugendlichen unterstützt, die bereits Erfahrung in der Arbeit mit Kindern mitbringen. Das Programm ist äußerst vielfältig: So wird gebastelt oder Sport getrieben, es werden Ausflüge organisiert, umliegende Spielparks und Schwimmbäder besucht oder Museen besichtigt. Die Pensionäre organisieren das Programm, während der HR die Abstimmung mit der Stadt Frankfurt, die Anmeldungen und die Umgestaltung der Schulräume übernimmt. Zudem wurde der Verein Kibiz gegründet, so dass auch Sponsorengelder entgegengenommen werden können. Der Elternbeitrag beträgt 12 bis 18 Euro am Tag, enthalten sind Ausflüge und Verpflegung. Das Angebot steht umliegenden Kooperationspartnern wie dem Polizeipräsidium und der Deutschen Nationalbibliothek zur Verfügung. Evaluation Eine Evaluation sollte unbedingt durchgeführt werden, um das Angebot kontinuierlich zu verbessern. Hierzu kann das Unternehmen den Eltern einen Fragebogen zusenden, der Fragen nach Alter und Verweildauer des Kindes, der Zufriedenheit mit der Organisation (Anmeldung, Räumlichkeiten, Verpflegung, Spielmöglichkeiten), der Betreuung, dem Programm sowie Anregungen und Verbesserungsmöglichkeiten einschließen sollte. Eine Mustervorlage befindet sich in Anhang 5. Ferienpass Die teilnehmenden Kinder können einen Ferienpass erhalten oder selbst basteln, den sie immer bei sich tragen. Auf diesem wird der Name des Kindes eingetragen und die Kontaktdaten der Eltern für Notfälle vermerkt. Kooperationspartner Bei der Suche nach einem Kooperationspartner können folgende Anlaufstellen weiterhelfen: Regionale und lokale Datenbanken zur Kinderbetreuung - oft zusammengestellt von Stadt- bzw. Gemeindeverwaltung - können Übersichten über Angebote und über Kooperationspartner enthalten. Das örtliche Jugendamt kann bei der Suche nach einem Veranstalter weiterhelfen. Die Lokalen Bündnisse für Familie, die freiwilligen Zusammenschlüsse aus Vertretern von vielen gesellschaftlichen Gruppen - wie Kommunen, Unternehmen, Kirchen, Sozialpartnern, Verbänden, Stiftungen oder Freien Trägern -, haben zum Ziel, auf lokaler Ebene nachhaltige Lösungen für mehr Familienfreundlichkeit zu finden. Unter http://www.lokale-buendnisse-fuer-familie.de/ kann nach den über 500 Bündnissen vor Ort gesucht werden. Das Forum des Unternehmensnetzwerks ''Erfolgsfaktor Familie'' bietet auf der Website unter ''Kooperationen'' die Möglichkeit, kostenfreie Inserate zur Partnersuche für die Kinderbetreuung aufzugeben. Die Schaltung setzt eine kurze Registrierung im Netzwerk voraus. Mehrere Unternehmen können sich zudem auch gemeinsam am Förderprogramm ''Betrieblich unterstützte Kinderbetreuung'' beteiligen. Die Internetadresse lautet: http://www.erfolgsfaktor-familie.de. Kommunikation intern Nachdem der Bedarf ermittelt wurde und die Art des Angebotes feststeht, sollte die Ferienbetreuung umfassend publiziert werden. EMails, Intranetmeldungen oder Unternehmens-Newsletter können hierfür genutzt werden. Zeitraum, Ort und Betreuungszeiten, Buchungsmodalitäten, Kosten, Programm, Träger und Ansprechpartner sind wichtige Inhalte der Elterninformation. Die Benachrichtigung sollte frühzeitig erfolgen - für ein Sommerferienprogramm beispielsweise im März oder April. Kommunikation extern (PR) Ein Ferienprogramm bietet eine hervorragende Möglichkeit für PRArbeit. Während des ''Sommerlochs'' sind lokale Medien auf der Suche nach interessanten Themen, ein Ferienprogramm bietet zudem eine Gelegenheit für gute Bilder. Neben der Information lokaler Medien über das Programm und einer Meldung auf der Homepage des Unternehmens ist auch ein Pressetermin denkbar, zu dem nicht nur Medien vertreter, sondern auch weitere Persönlichkeiten (beispielsweise der Bürgermeister) eingeladen werden können. Allerdings sollte der Pressetermin nicht am ersten Tag des Programms stattfinden, um die Eingewöhnung nicht zusätzlich zu erschweren. Hinweis: Bei der Verwendung von Bildmaterial ist unbedingt die vorherige Erlaubnis der Eltern einzuholen. Darüber hinaus bietet es sich an, das Ferienprogramm auf das Unternehmen abzustimmen und Anschlusspunkte zu nutzen. Ein Unternehmen aus der Sportbranche kann so beispielsweise ein Sportcamp anbieten, während ein Unternehmen, das als Sponsor im Bereich Kultur aktiv ist, eine Theaterfreizeit organisieren kann. An einem Tag des Ferienprogramms kann zudem eine Führung im Unternehmen stattfinden: So können die Kinder den Arbeitsplatz ihrer Eltern kennenlernen oder spielerisch das Interesse für bestimmte Berufe im Unternehmen erkunden. Öffnung des Programms für externe Teilnehmer (''Bring a friend'') Praxisbeispiel Kleinere Kinder nehmen ungern allein an einem Ferienprogramm teil. Die Schwelle zur Teilnahme kann verringert werden, wenn ein Freund oder eine Freundin mitgebracht werden darf. Zusätzlich kann so die Auslastung des Programms verbessert werden. Die Öffentlichkeit des Programms ist zudem ein Vorteil in Bezug auf ''geldwerte Leistungen'' (s. ''A-Z'': Lohnsteuer). Boehringer Ingelheim Pharma Boehringer Ingelheim Pharma führt seit drei Jahren in den Sommerferien eine 3-wöchige Ferienbetreuung durch. Dabei kooperiert das Unternehmen mit der Stadt Ingelheim: Vormittags findet die Ferienbetreuung auf dem Betriebsgelände statt, nachmittags gestaltet die Stadt ein optionales Programm aus Ausflügen, Schwimmbad- oder Spielplatzbesuchen. Im Gegenzug stellt Boehringer Ingelheim der Stadt jährlich ca. 25 Plätze zur Verfügung. Die Ferienbetreuung von Boehringer Ingelheim ist auf die naturwissenschaftliche Thematik des Unternehmens ausgerichtet: In auf ihr Alter abgestimmten Kursen behandeln die Kinder im Alter von acht bis 15 Jahren Themen wie ''Stoffe im Alltag'', ''Holzwerkstatt'', ''Experimentier-ABC'' und ''Bildbearbeitung am PC'' oder besichtigen die betriebseigene Feuerwehr. Die Kantine stellt für alle Teilnehmer die Verpflegung zur Verfügung. Die Organisation des Programms ist mit Aufwand verbunden: Nicht nur müssen Räumlichkeiten, Verpflegung und Referenten organisiert werden, sondern auch die Sicherheitsvorschriften des Pharmaunternehmens erhöhen den Organisationsaufwand. Der Elternbeitrag beträgt 50 Euro pro Kind und Woche, die restlichen Kosten übernimmt das Unternehmen. Lohnsteuer Bei dem Angebot einer vom Unternehmen finanzierten Ferienbetreuung ist der geldwerte Vorteil zu beachten. Bezüge und Vorteile, die ein Arbeitnehmer aus seinem Arbeitsverhältnis erhält und die Entlohnungscharakter haben, müssen vom Beschäftigten nachversteuert werden. Daher ist es wichtig zu prüfen, ob der Preis des Ferienprogramms günstiger als der übliche Marktpreis ist. Wenn auch andere Kinder an der Ferienbetreuung teilnehmen können, ist die Veranstaltung öffentlich zugänglich - und ist damit nicht als Entlohnung zu werten. Um Nachversteuerungen auszuschließen, sollten die Modalitäten der Ferienbetreuung mit einem Juristen oder Steuerberater abgesprochen werden. Öffnungszeiten Die Öffnungszeiten sollten sich an den Arbeitszeiten der Beschäftigten orientieren. Bewährt sind feste Kernzeiten des Programms plus zusätzliche Bring- und Abholzeiten. Public Relations (PR) s. ''A-Z'': Kommunikation, extern Qualität Das Unternehmen bürgt für die Ferienbetreuung - daher sollte die Qualität der Ferienbetreuung hohen Ansprüchen genügen. Von entscheidender Bedeutung sind das Betreuungspersonal und seine Qualifikation (s. ''A-Z'': Betreuungspersonal), die Räumlichkeiten (s. ''A-Z'': Räumlichkeiten) und die Verpflegung (s. ''A-Z'': Verpflegung). Externe Dienstleister sollten unbedingt professionell arbeiten. Evaluationen können das Programm für das nächste Jahr verbessern. Rahmenvereinbarung Eine Rahmenvereinbarung bietet die rechtliche Grundlage für die Ferienbetreuung und wird zwischen Eltern und Träger abgeschlossen. Folgende Punkte sollten enthalten sein: Beginn und Ende der Betreuung Informationen zu Betreuungskosten Buchung eines Mittagessens und Kosten hierfür Allergien und Unverträglichkeiten Erreichbarkeit der Eltern im Notfall Eine Einverständniserklärung für Aktivitäten wie Schwimmen oder Busfahrten in nahe Städte Namen der Erziehungsberechtigten und anderer Personen, die das Kind von der Ferienfreizeit abholen dürfen Aufgaben der Eltern (wie beispielsweise Bringen und Abholen des Kindes oder Betreuung im Krankheitsfall oder die Information des Betreuungsteams, wenn das Kind einen Tag nicht teilnimmt) Die Erlaubnis zu Foto- und Filmaufnahmen für die spätere Verwendung zu PR-Zwecken Räumlichkeiten Die Räumlichkeiten des Ferienprogramms sollten von dem Unternehmen aus gut zu erreichen sein. Alternativ kann auch ein Shuttle-Bus eingesetzt werden. Modell 1: Die Räumlichkeiten sollten folgende Voraussetzungen mitbringen: Geeignete Größe Außenflächen, die zum Spielen geeignet sind Sauberkeit und Sicherheit Gruppenraum mit Tischen und Stühlen, Regalen und Materialboxen Küche oder Kochnische mit Kühlschrank, Wasserkocher und Geschirr Betreuerzimmer Garderobe Mindestens zwei Toiletten Erste-Hilfe-Set ggf. eine Wickelecke Wenn möglich einen Schlafraum - insbesondere wenn jüngere Kinder am Programm teilnehmen (als Alternative kann auch eine Kuschelecke eingerichtet werden) Bei teurer Einrichtung sollten Abdeckmaterialien vorhanden sein Die Räumlichkeiten sollten den Eigenschaften des Programms entsprechen. Werden beispielsweise viele Bastelund Werkprogramme durchgeführt, sollte hierfür ausreichend Platz vorhanden sein, bei einem Kochkurs muss eine große Küche vorhanden sein. Falls keine geeigneten Räumlichkeiten vorhanden sind, müssen sie gemietet werden. Räumlichkeiten in Schulen oder Kitas beispielsweise stehen während der Ferienzeit leer und sind kindgerecht konzipiert. Spielzeug und Materialien Spielzeug und Materialien zum Basteln und Malen sind notwendig für ein Ferienprogramm. In manchen Räumen - beispielsweise wenn eine Schule angemietet wird - ist alles Notwendige schon vorhanden, sonst muss es beschafft werden. Als kostengünstige Möglichkeit können Eltern gebeten werden, am ersten Tag Spielzeug mitzubringen. Teilnehmergruppen Bei der Zusammenstellung von Freizeitgruppen ist zu beachten, dass Kinder Spielgefährten in ihrem Alter haben und die Gruppen weder zu groß noch zu klein sind. Verpflegung Die Verpflegung sollte kindgerecht und ausgewogen sein. Das Mittagessen kann von der Firmenkantine oder einem externen CateringUnternehmen organisiert werden. Zusätzlich sollten ausreichend Getränke (Wasser und ungesüßte Säfte) sowie kleinere Snacks (gesundes Essen wie beispielsweise Obst) zur Verfügung stehen. Es ist wichtig abzuklären, ob unter den Teilnehmern beispielsweise Vegetarier sind, aus religiösen Gründen bestimmte Speisen nicht gegessen werden können oder auf Allergien gegen bestimmte Lebensmittel zu achten ist. Oftmals sind Eltern feste Essenszeiten wichtig. Für Snacks und Getränke - und je nach Programm auch zur Erholung - sollten aus reichend Pausen eingeplant werden. Versicherungen Die Versicherungsfragen sind in jedem Fall vor Beginn der Ferienbetreuung zu klären, es sollten immer der zuständige Beschäftigte im Unternehmen und die Versicherungsagentur einbezogen werden. Modell 1 Bei alleiniger Organisation der Ferienmaßnahme sollte das Unternehmen für die Dauer des Programms für die am Ferienprogramm teilnehmenden Kinder eine Kinderunfallversicherung und für die Betreuer eine Haftpflichtversicherung abschließen. Weiterhin ist mit dem Inhaber/Vermieter der Räumlichkeiten abzuklären, ob eine Gebäude- und Brandschutzversicherung vorhanden ist. Die Kosten der einzelnen Versicherungen sind abhängig von der Betreuer- und Teilnehmerzahl, der Dauer und der Frage, ob es sich um Tagesprogramme oder Programme mit Übernachtungen handelt. Modell 2-5 In jedem Fall sollte mit dem Kooperationspartner, dem Dienstleister oder den Eltern abgeklärt werden, ob der Träger die erforderlichen Versicherungen abgeschlossen hat. Zeitplanung Ein Ferienprogramm sollte frühzeitig geplant werden. Der Spätherbst hat sich in der Praxis als ein guter Zeitpunkt bewährt, um eine Bedarfserhebung (s. ''A-Z'': Bedarfserhebung) im Unternehmen durchzuführen, auf deren Grundlage das geeignete Modell auszuwählen ist. Bis Anfang April sollten die Eckdaten des Programms für die Sommerferien stehen (Art des Programms, Räumlichkeiten, Verpflegung, Öffnungszeiten), um Anmeldeformulare und Elterninformationen ver senden zu können (s. ''A-Z'': Anmeldeformular). Modell 1 ggf. Modell 2 und 3 Bei arbeitsaufwendigen Programmen, wie Modell 1 und je nach spezifischer Gestaltung auch Modell 2 und 3, kann es ratsam sein, sogar früher zu beginnen. Falls eigenes Personal eingestellt wird, sollte dies für eine Betreuung in den Sommerferien nach der verbindlichen Anmeldung etwa im April geschehen. Nach Ende des Ferienprogramms sind eine Evaluation des Programms und ein Erfahrungsaustausch mit beteiligten Partnern wichtig, um das Programm kontinuierlich zu verbessern. Praxisbeispiel Bereits im Herbst fangen bei Boehringer Ingelheim Pharma die Vorbereitungen für die Ferienbetreuung des nächsten Sommers an. Ziel ist es, den Eltern vor Weihnachten Informationen zu dem Programm zukommen zu lassen und die Plätze zügig zu vergeben. So haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, Jahresurlaub und Ferienbetreuung aufeinander abzustimmen...

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