Personalakte (Checkliste)

Diese Checkliste unterstützt Sie beim Aufbau und Führen einer Personalakte. Sie beschränkt sich dabei auf die Privatwirtschaft...

Quelle: I.O. BUSINESS®

Text für die Suchmaschine

Checkliste Personalakte Diese Checkliste unterstützt Sie beim Aufbau und der Führung einer Personalakte. Sie beschränkt sich dabei auf die Privatwirtschaft. Im Einzelnen geht es um folgende Aspekte: Begriffsklärung Personalakte Gesetzliche Regelungen zur Personalakte Form und Art der Aufbewahrung und Sinn des Führens von Personalakten Umfang, Unterteilung und Sortierung nach Kategorien Inhalt: Was soll / muss in die Personalakte und was gehört nicht hinein? Wahrung der Persönlichkeitsrechte des Arbeitnehmers und Datenschutz Beschränkung von Zugang und Einsicht, Schutz sensibler Daten Unter Personalakten versteht man alle Dokumente und Unterlagen, die mit dem Arbeits- oder Dienstverhältnis zwischen Arbeitgeber und einem einzelnen Arbeitnehmer in Zusammenhang stehen, egal in welcher Form und an welcher Stelle diese Unterlagen im Unternehmen abgelegt sind. Zur Dokumentation einiger dieser Unterlagen ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet. Er muss außerdem die Persönlichkeitsrechte seiner Arbeitnehmer wahren und schützen beim Umgang mit ihren personenbezogenen Daten. Gesetzliche Regelungen zur Personalakte In der Privatwirtschaft besteht keine gesetzliche Pflicht zur Führung von Personalakten. Trotzdem ist dies sinnvoll zur Einhaltung der Dokumentationspflicht, die dem Arbeitgeber durch zahlreiche gesetzliche Regelungen auferlegt ist. Neben den Angaben gegenüber dem Finanzamt und den Sozialversicherungsträgern ist dies hauptsächlich das Nachweisgesetz, das den Arbeitgeber zur schriftlichen Niederlegung der wesentlichen Arbeitsbedingungen zum Arbeitsverhältnis innerhalb einer Frist von einem Monat verpflichtet. Das Betriebsverfassungsgesetz gibt dem Arbeitnehmer das Recht auf Einsichtnahme seiner Personalakten und zur schriftlichen Stellungnahme zu einzelnen Vorgängen, die der Akte beizufügen sind (§ 83 BetrVG). Nach § 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG ist der Betriebsrat verpflichtet, die ordnungsgemäße Einhaltung der Gesetze durch den Arbeitgeber zu überwachen. Mitglieder des Betriebsrates haben jedoch ohne Zustimmung des einzelnen Mitarbeiters kein Recht auf Einsicht in die Personalakten oder Teile daraus. Form und Art der Aufbewahrung Da es in der Privatwirtschaft keine gesetzliche Regelung zu Form und Art der Aufbewahrung gibt, stehen dem Unternehmen folgende Möglichkeiten zur Organisation, Aufbewahrung und Speicherung der Personalakten zur Verfügung: a) digital (Personalstammdatei / elektronische Personalakte): entweder netzbasiert oder auf elektronischen Speichermedien, z.B. in Dateien auf der Festplatte, auf CD-Roms, Disketten oder anderen elektronischen Speichermedien b) in Papierform: Karteikarten, Akten, Hängeordner etc. c) auf Mikrofiche (Mikroplanfilm) d) auf Mikrofilm (Rollen) e) auf Magnetplatten, Magnetbändern Sofern Teil- und Nebenakten nicht an gleicher Stelle im Unternehmen gelagert werden, wie die Hauptakte, vermerken Sie dort bitte, wo diese zu finden sind. Nur so kann dem Mitarbeiter auf dessen Wunsch eine Einsicht in die vollständigen Unterlagen ermöglicht werden. Auch für Prüfungen steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Art müssen die Daten innerhalb der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist und in ordnungsgemäßer Art entsprechend den einschlägigen Gesetzen zur Verfügung stehen, sofern Unterlagen hierzu Teil von Personalakten sind. Einige gesetzliche Regelungen schränken die ausschließliche Nutzung papierloser Speichermedien ein. So ist z.B. für Berufsausbildungsverträge (§ 11 Abs. 1 Berufsbildungsgesetz) und Kündigungen (§ 623 BGB) die Schriftform vorgeschrieben...