Traineeprogramme (Handlungsempfehlung)

Traineeprogramme führen Hochschulabsolventinnen und -absolventen gezielt in die berufliche Praxis ein...

Quelle: BMWi

Text für die Suchmaschine

Traineeprogramme Was bringen Traineeprogramme? Lohnen sich Traineeprogramme? Trainee-Auswahlverfahren Trainee-Nachbetreuung Durch Traineeprogramme werden Hochschulabsolventinnen und -absolventen gezielt in die berufliche Praxis eingeführt. Sie durchlaufen verschiedene Unternehmensabteilungen und/oder -standorte und werden auf diese Weise systematisch in das Unternehmen integriert und auf die Übernahme von Verantwortung vorbereitet. Auf Basis systematischer Arbeitsplatzwechsel (Job-Rotation) sollen sie unterschiedliche Bereiche des Unternehmens kennenlernen. Darüber hinaus können Traineeprogramme zu einem positiven Image des Unternehmens sowie zur Bindung guter Fach- und Führungskräfte beitragen. Traineeprogramme sind zeitlich befristet und dauern in der Regel zwischen 6 und 24 Monaten. Traineeprogramme richten sich in erster Linie an Hochschulabgänger/innen und damit an akademische Berufsanfänger/innen, die nach Einführung des gestuften Hochschulsystems statt eines der klassischen (Diplom-)Hochschulabschlüsse inzwischen auch einen Master- oder Bachelortitel führen. In der Praxis lassen sich zwei Zielrichtungen von Traineeprogrammen unterscheiden: zum einen die allgemeine Entwicklung von Führungskräftenachwuchs, zum anderen die gezielte Einarbeitung in und Vorbereitung auf einen vorher festgelegten Unternehmensbereich. Die zweite Variante stellt das im Rahmen der Bindung von Fachkräften besonders relevante FachtraineeProgramm dar. Dabei wird - im Gegensatz zum Direkteinstieg - der Trainee in verschiedenen Bereichen, die in direktem Zusammenhang zur festgelegten Position stehen, eingesetzt. Dies soll ihn in die Lage versetzen, nach Beendigung des Programms auf ein breites Wissen über die zukünftige Position und die mit ihr in Verbindung stehenden Bereiche zurückgreifen zu können. Außerdem kann der Trainee sich ein Netzwerk aufbauen. Auch Fachtrainees nehmen an verschiedenen Seminaren und Workshops teil, wobei diese in größerem Ausmaß auf die tatsächliche Übernahmeabteilung zugeschnitten sind als bei allgemeinen Traineeprogrammen. Im Kontext einer zeitnahen Fachkräftegewinnung könnte angedacht werden, für die Teilnahme an einem solchen Programm auch weitere Zielgruppen zu berücksichtigen: Zu denken wäre hier zum Beispiel an Hochschulabsolvierende aus dem Ausland oder an Wiedereinsteiger/innen, die schon zuvor einmal erste Berufserfahrungen sammeln konnten - zum Beispiel Frauen, die nach einer Erziehungspause wieder in ihren Beruf zurückkehren möchten. Fachkräftesicherung: Der Betrieb kann sich im Rahmen dieses umfassenden Personalrekrutierungs- und -entwicklungsverfahrens mit besonders qualifiziertem Personal versorgen. Höherqualifizierung: Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden auf die unternehmensspezifischen Anforderungen vorbereitet und entsprechend qualifiziert. Sinnvoll ist eine Qualifizierung auf diese Weise auch dann, wenn geplant ist, in absehbarer Zeit Führungspositionen neu zu besetzen. Senkung späterer Qualifizierungskosten: Im Vorfeld umfassend qualifizierte Fach- bzw. zukünftige Führungskräfte benötigen ggf. weiterführende Schulungen lediglich in geringerem Umfang als ohne Durchlaufen eines Traineeprogramms eingestellte Fachkräfte. Mitarbeiterbindung: Durch die mit dem Traineeprogramm verbundene Qualifizierung und Förderung lassen sich qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an Ihr Unternehmen binden. Verringerung der Fehlbesetzungsquote: Durch die eigene Entwicklung Ihres Führungskräftenachwuchses können Sie Fehlbesetzungen durch externe Führungskräfte vermeiden und somit Kosten sparen. Identifikation mit dem Unternehmen: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Ihr Unternehmen gut kennen und die Zusammenhänge zwischen den verschiedenen Bereichen aufgrund der durchlaufenden Job-Rotation gut verstehen, können sich eher mit dem Unternehmen identifizieren. Diese persönliche Bindung schafft oftmals eine erhöhte Leistungsbereitschaft und Motivation. Stärkung des Unternehmens-Images: Der Einsatz anspruchsvoller personalpolitischer Instrumente fördert ein positives Image des Unternehmens. Im Rahmen eines Traineeprogramms durchläuft ein Trainee durchschnittlich fünf verschiedene Stationen. Dazu kann auch ein Auslandsaufenthalt zählen. Ratsam ist es, die Traineeausbildung in ein Personalentwicklungsprogramm einzubetten, das Teil der Vorbereitung auf die zukünftige Übernahme von Verantwortung im Unternehmen ist. Das Angebot, eine konkrete Personalentwicklungsmaßnahme zu durchlaufen, lässt sich mit entsprechenden Vertragsklauseln verknüpfen. So können Vereinbarungen getroffen werden, für welchen Zeitraum sich Ihre Fachkraft als Gegenleistung für Ihre Übernahme etwaiger Schulungskosten verpflichtet, weiterhin für Ihr Unternehmen tätig zu sein. Die Kosten des Programms und sein Nutzen ergeben sich aus der tatsächlichen Ausgestaltung. Die Höhe der Ihrem Unternehmen entstehenden Kosten ist vor allem abhängig von der Anzahl der von Ihnen gleichzeitig bereitgestellten Traineeplätze, der Laufzeit des Ausbildungsprogramms sowie von Art und Umfang gewährter Zusatzleistungen in Form von Schulungen und Coachings. Zur Amortisation der Kosten für die Durchführung eines Traineeprogramms erhalten Trainees während dieser Ausbildungszeit in der Regel ein geringeres monatliches Gehalt als Personen, die direkt als Fachkraft für einen bestimmten Aufgabenbereich eingestellt werden. Wenn Sie als Unternehmen die Durchführung eines (Fach-)Traineeprogramms planen, empfiehlt es sich zunächst zu überlegen, welches konkrete Ziel Sie mit der Durchführung dieses Programms verfolgen und welche Eigenschaften die Teilnehmerinnen und Teilnehmer erfüllen müssen. Zwar spricht ein solches Programm vor allem externe Fachkräfte an, nicht zuletzt um die Akzeptanz des Programms bei Ihrer Belegschaft sicherzustellen, dennoch könnte es sinnvoll sein, das Durchlaufen einer Traineeausbildung auch bereits bei Ihnen angestellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu ermöglichen. Von großer Bedeutung ist hierbei die klare Kompetenzaufteilung im Team. Sinnvoll ist es, während der Konzeptphase weitere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiterinnen mit einzubeziehen - wie etwa zukünftige Vorgesetzte der Trainees. Diese können beispielsweise um ein Feedback zum Programmdesign oder zu den Auswahlkriterien für die Kandidatinnen und Kandidaten gebeten werden. Auf diese Weise wird auch eine positive Annahme des Programms bei Ihren übrigen Fachkräften erzielt, die in die Durchführung der Traineeausbildung involviert sein werden. Bei der Gestaltung des Konzepts ist darauf zu achten, dass das Programm über die gesamte Dauer der Maßnahme hinweg sämtliche Teilnehmerinnen und Teilnehmer motiviert sowie ihnen betriebs- und branchenspezifisches Wissen vermittelt. Hierzu zählen ein regelmäßiger Kontakt mit den Trainees und ein Austausch über Inhalte und Probleme, aber auch die abwechslungsreiche Gestaltung der Arbeitsaufträge während der einzelnen Programmabschnitte. Zudem können fachübergreifende Themen berücksichtigt werden, die sich auf die Unternehmenskultur, das Leitbild und die personalpolitischen Grundsätze beziehen. Zur Entwicklung des Konzepts ist es ratsam, im Vorfeld eine Projektgruppe zu bilden, die idealerweise aus Vertreterinnen bzw. Vertretern der Geschäftsführung, der Personalabteilung und der jeweiligen Fachabteilung zusammengesetzt ist. Nach Absprache und Festlegung der Zielsetzung kann die Aufgabensteuerung und -verteilung durch die Projektgruppe selbst organi Ziel einer erfolgreichen Auswahlstrategie ist die termingerechte Rekrutierung von Trainees, die die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen besitzen, um das Programm erfolgreich zu absolvieren. Auf Basis eines schon in der Konzeptentwicklung mitgedachten Anforderungskatalogs kann der Prozess der Suche und Auswahl von Hochschulabsolventinnen bzw. Hochschulabsolventen sowie ggf. weiterer Zielgruppen zum Erfolg geführt werden. Je nach unternehmensspezifischer Zielvorgabe sollten die Trainees während des Programms in kurzer Zeit relevante Firmenbereiche - bzw. im Rahmen des Fach-Traineeprogramms den zukünftigen Arbeitsbereich und seine betrieblichen Schnittstellen - und Personen kennenlernen und dabei selbst Kontakte knüpfen. Die Fähigkeiten und Fertigkeiten sowie das Wissen des Trainees werden dabei systematisch den Erfordernissen des Unternehmens angepasst. Sinnvoll ist es, das Traineeprogramm in die bestehende Personalentwicklung zu integrieren. Damit dies gelingt, werden in der Regel flankierende Maßnahmen eingeleitet: So sollte der Trainee während des Programmdurchlaufs für inhaltliche und persönliche Fragen sowie organisatorische Belange eine/n feste/n Ansprechpartner/in haben. Hierbei wäre zu überdenken, ob eventuell ein Paten- und Mentorensystem implementiert werden sollte. Auch Förder- und Entwicklungsgespräche können als Instrument dienen, um etwaige Störungen im Ablauf zu identifizieren. Sie haben zudem die Funktion, den Trainee systematisch in das Beurteilungssystem aufzunehmen. Ziel sollte es zudem sein, während des Programms im Rahmen von Qualifizierungsmaßnahmen identifizierte Defizite von vornherein abzubauen...