Rechtssichere Zustellung
Jahrzehntelang galt das Einwurfeinschreiben in Personalabteilungen als der sichere Weg, um den Zugang einer Kündigung,
Abmahnung oder Einladung zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) zu dokumentieren.
Wer im Streitfall den Ein- und Auslieferungsbeleg der Deutschen Post vorlegen konnte, durfte sich auf der sicheren Seite wähnen.
Mit einem Urteil vom 07.05.2026 (Az. 2 AZR 184/25) hat das Bundesarbeitsgericht dieser Gewissheit ein Ende gesetzt.
Um was ging es in dem Verfahren?
Dem Urteil lag ein Streit um eine krankheitsbedingte Kündigung zugrunde.
Der Arbeitgeber hatte einen Mitarbeiter mit häufigen Kurzerkrankungen
schriftlich zu einem BEM-Gespräch eingeladen. Per Einwurfeinschreiben.
Der Mitarbeiter bestritt, das Schreiben jemals erhalten zu haben.
Vor Gericht legte der Arbeitgeber den Ein- und Auslieferungsbeleg vor und benannte den Zusteller als Zeugen.
Der Zusteller konnte sich jedoch an den konkreten Vorgang nicht mehr erinnern.
Sowohl das Arbeitsgericht Hamburg als auch das Landesarbeitsgericht Hamburg erklärten die Kündigung für unwirksam,
weil der ordnungsgemäße Zugang der BEM-Einladung nicht bewiesen werden konnte.
Das BAG hat die Revision des Arbeitgebers zurückgewiesen und diese Rechtsprechung damit höchstrichterlich bestätigt.
Welche rechtliche Konsequenz hat das Urteil?
Bisher konnte sich der Absender auf einen sogenannten Anscheinsbeweis stützen.
Aus der Vorlage der Belege folgerte die Rechtsprechung
nach der Lebenserfahrung, dass das Schreiben den Empfänger auch tatsächlich erreicht hat.
Der Anscheinsbeweis setzt einen ''typischen Geschehensablauf'' voraus.
Ein Muster, das so regelmäßig zu einem bestimmten Ergebnis führt,
dass das Gericht von ihm ausgehen darf, solange der Gegner ihn nicht erschüttert.
Genau dieser typische Geschehensablauf ist nach Auffassung des BAG nicht mehr gegeben.
Der Grund liegt in einer Änderung des Zustellverfahrens der Deutschen Post.
Früher zog der Zusteller unmittelbar vor dem Einwurf ein sogenanntes Peel-off-Label (Abziehetikett)
vom Sendungsumschlag ab und klebte es auf den Auslieferungsbeleg.
Dieser händische, an die konkrete Sendung gekoppelte Vorgang dokumentierte den Einwurf nachvollziehbar.
Heute läuft das Verfahren digital ab.
Der Zusteller scannt den Barcode und unterschreibt auf dem Display seines Scanners.
Adresse und Uhrzeit des Einwurfs werden dabei nicht erfasst.
Damit fehlt, so das BAG, der unmittelbare, nachprüfbare Bezug zwischen dem dokumentierten Vorgang
und dem tatsächlichen Einwurf an der richtigen Adresse zur richtigen Zeit.
Für einen Anscheinsbeweis taugt ein solcher Beleg nicht mehr.
Welche Gefahr besteht für Arbeitgeber?
Bei einer Kündigung trägt der Arbeitgeber die Beweislast für den Zugang.
Eine Kündigung wird erst mit Zugang beim Empfänger wirksam.
Kann der Arbeitgeber den Zugang nicht beweisen, ist die Kündigung nicht wirksam erklärt. Mit gravierenden Folgen.
Die dreiwöchige Klagefrist des § 4 KSchG beginnt erst mit Zugang zu laufen
Ist der Zugang nicht nachweisbar, kann sich der Arbeitnehmer unter Umständen noch lange
nach dem vermeintlichen Kündigungsdatum auf den Fortbestand des Arbeitsverhältnisses berufen.
Es drohen Annahmeverzugslohn über Monate, die Pflicht zur Weiterbeschäftigung
und im Ergebnis ein erheblicher wirtschaftlicher Schaden.
Dasselbe Risiko betrifft Abmahnungen,
deren Zugang im späteren Kündigungsprozess relevant wird, sowie fristgebundene Erklärungen aller Art.
Was sollten Arbeitgeber jetzt tun?
Vor dem Hintergrund dieser Rechtsprechungsentwicklung sollten Arbeitgeber
ihre Zustellungspraxis überprüfen und anpassen.
Die folgenden Alternativen bieten ein deutlich höheres Maß an Rechtssicherheit.
Weiterhin rechtssicher ist insbesondere die persönliche Übergabe mit Empfangsbestätigung.
Wird eine schriftliche Erklärung persönlich übergeben, geht sie grundsätzlich sofort zu.
Entscheidend ist, dass sie dem Empfänger zum dauerhaften Verbleib übergeben wird.
Die Übergabe sollte durch einen Zeugen begleitet und dokumentiert werden.
Eine weitere bewährte Option ist die Botenzustellung mit detaillierter Dokumentation.
Der Bote kann ein zuverlässiger Mitarbeiter oder ein professioneller Kurierdienst sein.
Wichtig ist, dass der Bote vom Inhalt des Schreibens Kenntnis hat,
die Übergabe gegen Empfangsbestätigung durchführt oder das Schreiben in den Briefkasten einwirft
und diesen Vorgang schriftlich, idealerweise auch fotografisch, protokolliert, einschließlich Einwurf, Zeitpunkt und Inhalt.
Ferner ist die Zustellung durch einen Gerichtsvollzieher regelmäßig rechtssicher.
Der Gerichtsvollzieher erstellt eine öffentliche Urkunde über die Zustellung, die ein besonders hohes Beweismaß bietet.
Wird der Empfänger nicht angetroffen, kann der Gerichtsvollzieher das Schriftstück
im Wege der Ersatzzustellung durch Niederlegung zustellen, die Zustellung gilt dann gleichwohl als bewirkt.
Von Übergabe-Einschreiben ist eher abzuraten,
da der Empfänger die Annahme verweigern oder nicht angetroffen werden kann.
In diesem Fall muss der Empfänger die Sendung innerhalb von sieben Werktagen bei der Post abholen.
Dadurch kann sich die Zustellung verzögern oder scheitern, was bei fristgebundenen Erklärungen ein Risiko darstellt.
Was ist bei der Zustellung durch Kurierdienste zu beachten?
Aus datenschutzrechtlichen Gründen wird teilweise gefordert,
dass der Bote keine Kenntnis von dem Inhalt des Dokuments haben sollte.
Beim Einsatz von gewerblichen Kurierdiensten kann man dem nur entsprechen, wenn die Kuvertierung des Schreibens
durch z.B. einen Mitarbeiter der Personalabteilung erfolgt und hierfür ein eigenes Protokoll angefertigt wird.
Wichtig ist, dass die Übergabe des verschlossenen Umschlags an den Kurierdienst ebenfalls dokumentiert wird,
damit eine lückenlose Beweiskette vom Inhalt des Schreibens bis zur Zustellung sichergestellt ist.
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