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Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen*

Publikation

Kurzinfo

Titel der Publikation

Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

Quelle

IHK

Kurzbeschreibung

Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit Ablauf des Jahres, in dem die letzten Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden...

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Suchbegriffe und Textauszug

Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen, Aufbewahrungsfrist, Geschäftsunterlagen, IHK. steuerrecht dieses dokument finden sie unter www.ihk-berlin.de unter der dok-nr. 8008 aufbewahrungsfristen das handelsgesetzbuch (hgb) verpflichtet alle kaufleute zur aufbewahrung von geschäftsunterlagen (§ 257 hgb). vor allem aber aus steuerlichen gründen haben alle unternehmen der gewerblichen wirtschaft die aufbewahrungsvorschriften nach § 147 abgabenordnung (ao) zu beachten. inhalt: 1. welche aufbewahrungsfristen gelten?. anlage: folgende unterlagen können sie ab 1. januar 2015 vernichten. 2. in welcher form müssen die unterlagen aufbewahrt werden?. 3. wo muss aufbewahrt werden?. ihr ansprechpartner: stand: 5. januar 2015 steuerrecht 1. welche aufbewahrungsfristen gelten? steuerrechtlich gelten folgende aufbewahrungsfristen: aufbewahrungsfrist von 10 jahren (01.01.2015: vernichtung aus 2004 und früher) bücher und aufzeichnungen inventare jahresabschlüsse bilanzen und die zu ihrem verständnis erforderlichen organisationsunterlagen (z.b. vermerke und erläuterungen zu den umbuchungen anlässlich eines jahresabschlusses) lageberichte ausgestellte und empfangene rechnungen buchungsbelege aufbewahrungsfrist von 6 jahren (01.01.2015: vernichtung aus 2008 und früher) empfangene handels- und geschäftsbriefe kopien der abgesandten briefe sonstige unterlagen, soweit sie für die besteuerung von bedeutung sind die aufbewahrungspflicht beginnt immer mit dem schluss des kalenderjahres, in dem die letzte eintragung in die unterlage erfolgt ist bzw. das inventar, die bilanz, der jahresabschluss oder der lagebericht aufgestellt ist. bei geschäfts- und handelsbriefen zählt das jahr des zu- bzw. abgangs und bei verträgen das jahr des vertragsendes. beispiel: der jahresabschluss des jahres 2000 wurde im august 2001 erstellt und beim finanzamt eingereicht. die aufbewahrungsfrist beginnt am 31.12.2001 und endet am 31.12.2011. die unterlagen können deshalb erst ab 1.1.2012 entsorgt werden. die aufbewahrungsfristen können sich verlängern, wenn die unterlagen für steuern von bedeutung sind, deren festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 abs. 3 ao). für zwecke der besteuerung weiterhin, d.h. nach ablauf der regulären aufbewahrungsfrist, aufzubewahren sind daher insbesondere unterlagen, die für eine begonnene betriebsprüfung, für eine vorläufige steuerfestsetzung nach § 165 ao, für anhängige steuerstraf- und bußgeldrechtliche ermittlungen, für ein schwebendes oder aufgrund einer außenprüfung zu erwartendes rechtsbehelfsverfahren sowie zur begründung von anträgen des steuerpflichtigen von bedeutung sind. steuerrecht aufbewahrungsfrist für privatpersonen: privatpersonen (auch unternehmer, die leistungen für ihren privaten bereich verwenden), die aufgrund des ''gesetzes zur bekämpfung der schwarzarbeit'' von unternehmern für leistungen im zusammenhang mit einem grundstück eine rechnung erhalten haben, sind verpflichtet, diese rechnung zwei jahre lang aufzubewahren. bei verstoß können bis zu 500 euro bußgeld verhängt werden. auf diese neue aufbewahrungspflicht der privatperson ist in der rechnung hinzuweisen, z.b. durch einen zusatz ''der rechnungsempfänger ist verpflichtet, die rechnung zu steuerzwecken 2 jahre lang aufzubewahren.'' anlage: folgende unterlagen können sie ab 1. januar 2015 vernichten das verzeichnis listet in alphabetischer reihenfolge wesentliche schriftgutarten auf. dabei kann aus der bezeichnung des schriftgutes allein noch keine aussage über seine aufbewahrung gemacht werden. entscheidend ist die funktion, die das schriftgut im betrieb hat. schriftgüter, in denen die letzte eintragung in dem in der letzten spalte genannten jahr und früheren jahren erfolgt ist, können ab 1. januar 2014 vernichtet werden, soweit nicht die unter punkt 3 genannten sonderfälle vorliegen, die die aufbewahrungsfrist verlängern. schriftgut abrechnungsunterlagen(soweit buchungsbelege) abschreibungsunterlagen abtretungserklärungen nach erledigung änderungsnachweise der edv-buchführung akkreditive aktenvermerke(soweit buchungsbelege) angebote, die zu einem auftrag geführt haben anlagenvermögensbücher und -karteien arbeitsanweisungen für edv-buchführung ausfuhrunterlagen ausgangsrechnungen außendienstabrechnungen, soweit buchungsbelege bankbelege bankbürgschaften belege, soweit buchfunktion (offene-postenbuchhaltung) bestell- und auftragsunterlagen betriebsabrechnungen mit belegen als bewertungsunterlagen betriebskostenrechnungen betriebsprüfungsbericht bewertungsunterlagen (soweit buchungsbelege) bewirtungsrechnungen (soweit buchungsbelege) bilanzen (jahresabschlüsse) bilanzunterlagen aufbewahrungsfrist schriftgut buchungsanweisungen buchungsbelege darlehensunterla...

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