Geschenke, Bewirtungen und Betriebsveranstaltungen Aufwendungen für Geschenke Welche Aufzeichnungen sind vorzunehmen? Wann liegt steuerrechtlich ein Geschenk vor? Bewirtung durch Arbeitnehmer Geschenke an Geschäftspartner Zuwendungen an Arbeitnehmer Wann liegt steuerrechtlich eine Bewirtung vor? Wann sind Bewirtungskosten angemessen? Betriebsveranstaltungen und der Freibetrag von 110 Euro Berechnung des 110-Euro-Freibetrags Bei der Gewinnermittlung sind Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind, nicht jedoch Aufwendungen, die privat veranlasst sind, als Betriebsausgaben abzugsfähig. Gemischte Aufwendungen, die sowohl privat als auch betrieblich veranlasst sind, sind nur insoweit abzugsfähig, wie ein objektiver betrieblicher Anteil nachgewiesen werden kann. Daneben können Aufwendungen für die Lebensführung, die die wirtschaftliche oder gesellschaftliche Stellung des Steuerpflichtigen mit sich bringt, anfallen, die zugleich zur Förderung des Berufs oder der Tätigkeit des Steuerpflichtigen erfolgen. Bei bestimmten Aufwendungen, welche betrieblich oder beruflich veranlasst sind - hierzu gehören Geschenke an Geschäftsfreunde und Bewirtungsaufwendungen -, hat der Gesetzgeber eine gesetzliche Abzugsbeschränkung festgelegt. Incentive-Reisen sind Geschenke, wenn sie nicht sachlich und zeitlich mit einer konkreten Leistung des Empfängers zusammenhängen (z.B. um Geschäftsbeziehungen anzubahnen oder zu verbessern). In diesem Merkblatt wird Ihnen aufgezeigt, inwieweit Sie derartige Aufwendungen steuermindernd als Betriebsausgaben geltend machen können. Soweit ein Geschenk teilweise oder ganz privat veranlasst ist, sind die entsprechenden Aufwendungen als Kosten der privaten Lebensführung insgesamt nicht als Betriebsausgaben abziehbar. Aufwendungen für Geschenke an Geschäftspartner des zuwendenden Unternehmers sind nur beschränkt als Betriebsausgaben abzugsfähig. Die Anschaffungsbzw. Herstellungskosten für Geschenke dürfen pro Jahr und Empfänger nicht höher als 35 Euro sein (siehe Punkt 1.2.1). Voraussetzung für die Abzugsfähigkeit ist die betriebliche Veranlassung. Geschenke an Arbeitnehmer hingegen sind immer in voller Höhe abziehbar, jedoch kann eine Lohnsteuerpflicht entstehen. Um vor bösen Überraschungen bei einer Betriebsprüfung gefeit zu sein, werden Ihnen hier die Bestimmungen für die korrekte steuerliche Behandlung von Geschenkaufwendungen aufgezeigt (siehe Punkt 1.3). Zugaben zu Warenkäufen, die direkt mit dem Warenkauf zusammenhängen (z.B. Kugelschreiber als Zugabe zum Kauf von Druckerpapier), sind keine Geschenke. Trinkgelder sind keine Geschenke, weil sie ein Entgelt für eine bestimmte Leistung darstellen (z.B. Bedienung im Restaurant). Rabatte sind keine Geschenke, weil sie die Anschaffungskosten mindern. Kränze und Blumen bei Beerdigungen sind ebenfalls keine Geschenke. Wie teuer dürfen Geschenke sein? Die Begrenzung des Betriebsausgabenabzugs bei Aufwendungen für Geschenke an Geschäftspartner liegt pro Jahr und Empfänger (personenbezogen) bei 35 Euro. Sobald also die Aufwendungen für Geschenke an eine Person mehr als 35 Euro im Jahr betragen, sind sie in voller Höhe nicht als Betriebsausgaben abziehbar (Freigrenze). Wann liegt steuerrechtlich ein Geschenk vor? Geschenke sind unentgeltliche Zuwendungen. Maßgebend ist der zivilrechtliche Begriff der Schenkung: Eine Zuwendung bedeutet die Verschaffung eines vermögenswerten Vorteils, welcher nicht als Gegenleistung für eine bestimmte Leistung des Empfängers gedacht ist und auch nicht in einem unmittelbaren zeitlichen oder wirtschaftlichen Zusammenhang mit einer solchen Leistung steht. Beispiel Werbepräsente sind Geschenke, wenn sie weder zeitlich noch unmittelbar mit einem Warenkauf zusammenhängen. Für die Berechnung der Freigrenze sind die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten maßgebend, bei gebrauchten Gegenständen aus dem Betriebsvermögen gilt der Verkehrswert. Hinzuzurechnen sind Aufwendungen für die Kennzeichnung der Werbeträger, nicht jedoch die Verpackungs- und Versandkosten. Wird ein Geschenk in einem anderen Geschäftsjahr als dem seines Erwerbs übergeben, sind die Aufwendungen erst im Jahr der Zuwendung bei der Prüfung der Überschreitung der 35-Euro-Freigrenze zu berücksichtigen. Hinweis Bei Geschenken aus einem besonderen persönlichen Anlass des Geschäftspartners (z.B. Hochzeit, runder Geburtstag) gilt die Freigrenze für Aufmerksamkeiten an die eigenen Arbeitnehmer, so dass ein Wert von bis zu 60 Euro brutto pro Anlass beim Schenker als Betriebsausgabe gebucht werden darf. Der Beschenkte braucht den Wert dann nicht zu versteuern (vgl. Punkte 1.2.3 und 1.2.4), da das Geschenk nicht der betrieblichen Sphäre zuzurechnen ist. 1.2.2 Welche Aufzeichnungen sind in der Buchhaltung vorzunehmen? Die Aufwendungen sind nach dem Einkommensteuergesetz (EStG) zusätzlich einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen, um als Betriebsausgaben abziehbar zu sein. Konkret bedeutet dies, dass die Buchung auf einem besonderen Konto bzw. eine Aufzeichnung als besonderer Posten erfolgen muss. Die Aufzeichnungen haben zeitnah und fortlaufend zu erfolgen. Die gesonderte Aufzeichnung dient der leichteren Überprüfung, ob die Freigrenze von 35 Euro eingehalten worden ist. Hinweis Sofern die Aufwendungen erst bei den Jahresabschlussarbeiten auf ein Konto umgebucht werden, liegt ein Verstoß gegen eine zeitnahe Erfassung vor. Die umgebuchten Aufwendungen sind trotz eines Nichtüberschreitens der 35-EuroFreigrenze steuerlich nicht abziehbar. aus betrieblichem Anlass gegeben wird. Der Wert ist mit dem gemeinen Wert anzusetzen, dieser ist der übliche Endpreis am Abgabeort. Hinweis Wenn von der Pauschalierung bei Geschenken Gebrauch gemacht wird, entfällt die Steuerpflicht beim Beschenkten (siehe Punkt 1.2.4). 1.2.4 Pauschalierungsmöglichkeit bei Geschenken Wenn der Wert von Geschenken beim Empfänger der Besteuerung unterliegt (vgl. Punkt 1.2.3), verkehrt sich die Freude des Beschenkten emotional ins Gegenteil. Dieses gilt insbesondere bei Eintrittskarten für Kulturund Sportveranstaltungen. Daher ermöglicht es § 37b EStG dem Zuwendenden, die Steuer des Empfängers in pauschaler Form zu übernehmen. Bei Anwendung dieser Pauschalierungsvorschrift müssen Sie als Zuwendender einheitlich alle innerhalb eines Wirtschaftsjahres gewährten Sachzuwendungen, die aus betrieblichem Anlass gewährt werden, mit 30% versteuern (zuzüglich Solidaritätszuschlag (SolZ) und Kirchensteuer (KiSt)). Bemessungsgrundlage sind Ihre Aufwendungen einschließlich der Umsatzsteuer. Auch der Wert der Zuwendungen an Ihre Arbeitnehmer muss in die Pauschalierung einbezogen werden. Hinweis Eine Pauschalierung darf nicht vorgenommen werden, wenn die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr den Betrag von 10.000 Euro übersteigen. Gleiches gilt, wenn die Aufwendungen für eine einzelne Zuwendung diesen Betrag übersteigen. Durch die Pauschalierung braucht der Empfänger den Wert der Geschenke nicht in seine Gewinnermittlung einzubeziehen. Die Pauschalierung hat somit abgeltende Wirkung. Der Zuwendende muss den Empfänger informieren, dass er die anfallende Steuer übernimmt. Hinweis Allgemein gilt: Wenn die Aufzeichnungspflicht nicht beachtet wird, sind die betreffenden Aufwendungen nicht als Betriebsausgaben abziehbar. Die pauschale Einkommensteuer wird bei der Lohnsteuer angemeldet und abgeführt. Diese Steuer ist nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig. Aufwendungen für mehrere Geschenke gleicher Art (z.B. zehn Notizbücher) können in einer Summe auf dem gesonderten Konto zusammengefasst werden. Die Namen der Empfänger sind einzeln auf der Einkaufsrechnung zu vermerken. Die Übernahme der Einkommensteuer des Zuwendungsempfängers seitens des Zuwendenden durch Zahlung von 30% pauschaler Einkommensteuer wird vom Bundesfinanzhof (BFH) als weitere Zuwendung angesehen. Der abzugsfähige Höchstbetrag verringert sich dadurch effektiv bei Übernahme der Pauschalierung, und zwar neben der Einkommensteuer auch um SolZ und KiSt. Die Aufzeichnungspflicht bleibt auch bei der Pauschalierung (siehe Punkt 1.2.4) bestehen. 1.2.3 Wie werden Geschenke beim Empfänger behandelt? Als Empfänger eines Geschenks muss ein Unternehmer dieses als Betriebseinnahme versteuern. Voraussetzung für die Steuerpflicht ist, dass das Geschenk Geschenke, Bewirtungen und Betriebsveranstaltungen Demnach liegt hier der abzugsfähige Höchstbetrag für Geschenke bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern - abhängig vom Bundesland - zwischen 24,97 Euro netto und 25,16 Euro netto. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat dieses Urteil des BFH zwar zur Veröffentlichung im Bundessteuerblatt bestimmt, wodurch es grundsätzlich bindend für die Finanzverwaltung wird. Jedoch hat das BMF dabei eine Fußnote gesetzt, die über einen Verweis auf sein Schreiben vom 19.05.2015 explizit ausdrückt, dass weiterhin nur auf den Betrag der Zuwendung abgestellt und die übernommene Steuer nicht mit einbezogen wird. Aufwendungen für die betrieblich veranlasste Bewirtung von Geschäftspartnern können nur in Höhe von 70% der angemessenen Bewirtungskosten als Betriebsausgaben abgezogen werden (einschließlich der enthaltenen Bewirtungskosten des Unternehmers und von teilnehmenden Arbeitnehmern). Ob Sie bei Geschenken an ausländische Geschäftspartner überhaupt Pauschalsteuer abführen müssen - und ob damit auch diese Geschenke von der neuen Rechtsprechung betroffen sind -, prüfen wir im Einzelfall für Sie. Sie können uns jederzeit gerne darauf ansprechen. Zu beachten ist, dass die Pauschalierung der Einkommensteuer nach § 37b EStG nur greift, wenn die Zuwendung beim Empfänger zu einkommensteuerpflichtigen Einkünften führt. Zuwendungen an Arbeitnehmer Aufwendungen aus betrieblichem Anlass für Geschenke an eigene Arbeitnehmer sind in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehbar. Dabei sind die lohnsteuerrechtlichen Regelungen zu beachten: Geldzuwendungen sind immer lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn. Sachzuwendungen sind dann lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn, wenn sie weder Aufmerksamkeiten noch übliche Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung darstellen. Aufmerksamkeiten Lohnsteuerfreie Aufmerksamkeiten sind freiwillige Sachzuwendungen mit einem Wert bis 60 Euro (brutto, inklusive Umsatzsteuer), die Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern oder deren Angehörigen aus einem besonderem Anlass (z.B. silberne Hochzeit, Examen) gewähren und zu keiner nennenswerten Bereicherung führen. Auch Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber den Arbeitnehmern im Betrieb unentgeltlich oder verbilligt überlässt, sind steuerfreie Aufmerksamkeiten. Das Gleiche gilt für Speisen, soweit ein betriebliches Interesse des Arbeitgebers vorliegt (z.B. bei außergewöhnlichen Arbeitseinsätzen oder Fortbildungsveranstaltungen), wenn ihr Wert 60 Euro nicht übersteigt. Hinweis zur Umsatzsteuer Unentgeltliche Sachzuwendungen an das Personal lösen generell Umsatzsteuer aus. Jedoch gehören bloße Aufmerksamkeiten nicht zu den steuerbaren Umsätzen. Generell müssen steuerfreie Aufmerksamkeiten vom Arbeitgeber zusätzlich zur ohnehin vereinbarten Leistung oder Gegenleistung erbracht werden. Eine Bewirtung liegt vor, wenn die Darreichung von Speisen und Getränken eindeutig im Vordergrund steht. Bewirtungskosten sind Aufwendungen für Speisen und Getränke und die damit zusammenhängenden Nebenkosten (z.B. Trinkgelder, Garderobengebühren). Hinweis Werden Aufmerksamkeiten in geringem Umfang, etwa Kaffee und Gebäck bei Besprechungen, gewährt, gilt das nicht als Bewirtung, sondern als übliche Aufmerksamkeitsgeste. Was ist mit ''betrieblichem Anlass'' gemeint? Geschäftlich veranlasst sind Bewirtungen, an denen Geschäftspartner (betriebsfremde Personen) teilnehmen. Die Teilnahme von Arbeitnehmern ist unschädlich. Wenn der Anlass der Bewirtung privater Natur ist (z.B. Geburtstag, Hochzeit), können die Kosten steuerlich nicht berücksichtigt werden. Für den bewirteten Geschäftspartner stellt die Bewirtung aus geschäftlichem Anlass keine Betriebseinnahme dar und für den bewirteten Arbeitnehmer keinen Arbeitslohn. Bei Bewirtung in der Privatwohnung des Unternehmers wird grundsätzlich eine private Veranlassung unterstellt, so dass Aufwendungen dafür nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden können. Hat eine Bewirtung sowohl private als auch betriebliche Gründe, können die Aufwendungen aufgeteilt werden, wenn sich mit der Einladung und den sonstigen Umständen plausibel nachweisen lässt, dass (und warum) die Bewirtung aus beiden Anlässen erfolgt. Beispiel Bei einem Empfang anlässlich des Firmenjubiläums und des runden Geburtstags des Unternehmers werden sowohl Geschäftsfreunde als auch private Gäste bewirtet. Eine Aufteilung der Aufwendungen nach der Zahl der Teilnehmenden aus beiden Bereichen wird zugelassen. Hinweis Die Aufwendungen für die teilnehmenden Geschäftsfreunde sind als betrieblich veranlasste Bewirtungsaufwendungen zu 70% abzugsfähig, während die auf die Geburtstagsgäste entfallenden Aufwendungen als Privatentnahmen zu buchen sind. Wann sind Bewirtungskosten angemessen? Abzugsfähig mit 70% der Aufwendungen sind nur Bewirtungsaufwendungen in angemessener Höhe. Unangemessen hohe Aufwendungen können nicht, auch nicht eingeschränkt, als Betriebsausgaben abgezogen werden. Unangemessen sind Bewirtungsaufwendungen dann, wenn ein Missverhältnis zwischen Anlass und Höhe der Bewirtung besteht. Diese Verhältnismäßigkeit wird die Finanzbehörde im Einzelfall prüfen. Eine feste betragsmäßige Grenze, ab wann Bewirtungskosten als unangemessen anzusehen sind, gibt es nicht. Jede Bewirtung ist vielmehr für sich auf die Angemessenheit hin zu prüfen. Welche Aufzeichnungen sind vorzunehmen? Bei Bewirtungen in Gaststätten oder Restaurants erfolgt der Nachweis über Ort, Datum und Höhe der Aufwendungen durch die maschinell erstellte Rechnung der Gaststätte bzw. des Restaurants. Aus diesen Rechnungen müssen sich Name und Anschrift der Gaststätte, der Tag der Bewirtung sowie die in Anspruch genommene Leistung nach Art, Umfang und Entgelt (als Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer unter Angabe des Steuersatzes) ergeben. In der Rechnung müssen auch die einzelnen Posten gesondert aufgeführt werden, ein allgemeiner Posten ''Speisen und Getränke'' genügt nicht für den Betriebskostenabzug. Hinweis Bei Gaststättenrechnungen über 250 Euro inklusive Umsatzsteuer müssen zusätzlich sowohl der Name und die Anschrift des Gastgebers als auch die Rechnungs- und Steuernummer der Gaststätte enthalten sein. Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern können entweder auf der maschinellen Rechnung oder auf einem separaten Beleg, der aber fest mit der Rechnung verbunden sein muss, vorgenommen werden. Des Weiteren sind die Bewirtungsaufwendungen zeitnah einzeln und getrennt aufzuzeichnen. Sie sind in der Buchführung auf einem gesonderten Konto zu erfassen. Sind die Bewirtungskosten Betriebsausgaben, kann die darauf entfallende Vorsteuer in vollem Umfang bei der Umsatzsteuer abgezogen werden. Dies betrifft aber nur den Vorsteuerabzug. Die nicht abziehbaren Betriebsausgaben von 30% erhöhen den Gewinn. Hinweis Achtung: Die neuere Rechtsprechung stellt unter gewissen Umständen auf eine andere Berechnung ab. Wenn mehr Teilnehmer gemeldet als tatsächlich bei der Veranstaltung anwesend waren (z.B. aufgrund Krankheit), so ist auf die Anzahl der angemeldeten Arbeitnehmer abzustellen und nicht auf die Anzahl der tatsächlichen Teilnehmer. Der Differenzbetrag stellt (fehlgeschlagenen) Aufwand dar. Gegen das entsprechende Urteil des Finanzgerichts Köln (Az. 3 K 870/17) wurde Revision zugelassen. Sollten Sie betroffen sein, empfehlen wir Ihnen, unter Hinweis auf das Revisionsverfahren vor dem BFH (Az. XI R 31/18) Einspruch mit der Bitte um Ruhen des Verfahrens einzulegen. Wir prüfen das gerne für Sie, sprechen Sie uns einfach an! Arbeitnehmer können beruflich veranlasste Aufwendungen für Bewirtungen von Geschäftspartnern, die sie wirtschaftlich selbst tragen - also ohne Erstattung durch den Arbeitgeber -, in Höhe von 70% als Werbungskosten bei den Einkünften aus nicht selbständiger Arbeit geltend machen. Die vorgenannten Nachweispflichten (siehe Punkt 2.3) sind zu beachten. Aufwendungen für reine Arbeitnehmerbewirtungen sind Werbungskosten, wenn der bewirtende Arbeitnehmer erfolgsabhängige Lohnbezüge erhält. Aufwendungen eines Arbeitnehmers sind auch dann Werbungskosten, wenn ein beruflicher Anlass vorliegt und nur Personen aus dem beruflichen Umfeld teilnehmen. Voraussetzung für die Gewährung des Freibetrags von 110 Euro ist, dass die Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Bei einer Beschränkung des Teilnehmerkreises müssen sachliche Gründe hierfür vorliegen, sie darf sich nicht als eine Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmergruppen darstellen. Zulässig sind somit auch Abteilungsversammlungen, Pensionärstreffen oder Treffen von Jubilaren ab zehn Jahren Betriebszugehörigkeit. Die Ehrung eines einzelnen Jubilars gilt nicht als begünstigte Betriebsveranstaltung. Bewirtungen aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses des Arbeitnehmers (z.B. Geburtstag) sind als Kosten der privaten Lebensführung anzusehen. Sie stellen damit für den Arbeitnehmer keine Werbungskosten seiner Lohneinkünfte dar. Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter, etwa Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern und Jubiläumsfeiern. Eine Betriebsveranstaltung liegt nur vor, wenn der Teilnehmerkreis überwiegend besteht aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und gegebenenfalls weiteren Personen, die einen besonderen Bezug zu den Mitarbeitern haben (z.B. Leiharbeiter oder Mitarbeiter anderer Unternehmen im Konzernverbund). Aufwendungen des Arbeitgebers für Betriebsveranstaltungen unterliegen grundsätzlich nicht der Lohnsteuer, da sie im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse getätigt werden, etwa zur Förderung des Kontakts der Mitarbeiter untereinander. Sofern aber die Aufwendungen einen Betrag von 110 Euro je Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer übersteigen, sind die übersteigenden Aufwendungen lohnsteuerpflichtig. Hinweis Anstatt die Lohnsteuer bei jedem einzelnen Arbeitnehmer, auf den mehr als 110 Euro entfällt, zu berechnen, kann der Arbeitgeber die steuerpflichtigen Beträge mit einem Pauschsteuersatz von 25% (zuzüglich SolZ und KiSt) belegen. Für den einzelnen Arbeitnehmer sind jährlich maximal zwei Betriebsveranstaltungen mit je 110 Euro Freibetrag begünstigt. Sofern die Betriebsveranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers stattfindet, können seine Reisekosten steuerfrei erstattet werden. Nehmen an einer Betriebsveranstaltung zusätzlich Geschäftspartner und deren Arbeitnehmer teil, sind die anteiligen Aufwendungen für diese Personen nach den Regelungen des Bewirtungsaufwands für geschäftliche Bewirtungen nur mit 70% des Aufwands und ohne Berücksichtigung des Freibetrags von 110 Euro als Betriebsausgabe abzugsfähig (siehe Punkt 2). Die berücksichtigungsfähigen Aufwendungen sind zu gleichen Teilen auf alle anwesenden Teilnehmer aufzuteilen. Sodann ist der auf eine Begleitperson entfallende Anteil der Aufwendungen dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. Sofern der so ermittelte Betrag den Freibetrag von 110 Euro übersteigt, ist der überschießende Betrag der Lohnsteuer und Sozialversicherung zu unterwerfen. Für Begleitpersonen ist kein zusätzlicher Freibetrag von 110 Euro anzusetzen. Durch Aufzeichnungen ist somit die Zahl der anwesenden Teilnehmer und der Begleitpersonen nachzuweisen. Durch die Hinzurechnung der Aufwendungen für Begleitpersonen ist bei 25 Arbeitnehmern ein Betrag von 200 Euro anzusetzen. Abzüglich des Freibetrags von 110 Euro verbleibt bei diesen ein steuerpflichtiger Anteil von 90 Euro. Die Aufwendungen für die Mitarbeiter ohne Begleitperson liegen innerhalb des Freibetrags von 110 Euro, so dass bei ihnen keine Lohnsteuer anfällt
