Leistungsverbesserung in der Administration

Die Fragen dieser Checkliste zeigen Ansatzpunkte und Kriterien auf...

Quelle: I.O. BUSINESS®

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Kompetenzfeld Veränderungs-Management Checkliste für Teams zur Leistungsverbesserung in der Administration Zur Erkennung von Unproduktivitäten in den administrativen Bereichen von Unternehmen können Projektteams gebildet werden. Diese temporären Teams besitzen begrenzte Weisungsbefugnis zur Lösung dieser zeitlich begrenzten Aufgabe. Die Teammitglieder sollten sich aus allen für die Problem- und Aufgabenstellung bedeutsamen Bereichen des Unternehmens rekrutieren. Die Teammitglieder können unterschiedliches Wissen bezüglich Ausbildung und Erfahrung, unterschiedliche Abteilungen und unterschiedliche hierarchische Ebenen repräsentieren. Die Fragen der nachfolgenden Checkliste zeigen Ansatzpunkte und Kriterien auf, wodurch Unproduktivitäten entstehen können. Die Ausprägungsstufen und/oder die Gewichtungsfaktoren sind jeweils firmenspezifisch zu bestimmen. Gemäß dem Motto ''Gemeinsam handeln, gemeinsam Erfolge erzielen'' sorgen wir bei Teamprogrammen dafür, dass die Veränderungsprozesse planmäßig und systematisch und unter Einbeziehung der Betroffenen ablaufen. Nach unserem systemischen Ansatz ist das Ziel eines Teamentwicklungsprozesses sowohl die Erhöhung von Effizienz und Effektivität als auch die Verbesserung der Qualität der Arbeitsbedingungen und der Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter. Management- und Strategieberatung Analyse der vorhandenen Instrumente und Systeme Entwicklungs- und Implementierungsunterstützung Umsetzungs- und Anwendungsbegleitung Ansatzpunkte / Kriterien zur Leistungsverbesserung in der Administration Sind die Arbeitszeiten den Zeiten für Kunden- und Lieferantenbeziehungen angepasst? Ist die Aufgabenzuordnung / Aufgabenverteilung wirksam vorgenommen? Welche Unterbrechungen / Störungen treten in welchem Ausmaß zu welchen Zeiten auf? Wie ist die Prozesssicherheit gewährleistet und wie gut kennen die Mitarbeiter die relevanten Arbeitsabläufe? Sind die maschinelle Ausstattung und die Arbeitsmittel am Arbeitsplatz zufrieden stellend? Ermöglicht die Raumsituation zeitsparende Arbeitswege? Mit welchen Kommunikationsmitteln wird gearbeitet und wie werden diese wann für wen eingesetzt? Sind häufig wiederkehrende und/oder wesentliche Geschäftsprozesse standardisiert? Wie aktuell sind die Aufgaben- / Stellenbeschreibungen und wozu dienen sie als Basis? Auf welche Art wird die Leistungserbringung der Mitarbeiter gemessen? Nach welchen Kriterien wird Mitarbeitermotivation bewertet? Wie werden die Potenziale von Mitarbeitern erkannt und gefördert? Wie sind die Entscheidungswege, wie die Kompetenzen und Befugnisse geregelt? Wie ist die Vertretungsregelung organisiert? Welche Kultur und Struktur gibt es bezüglich Meetings, Besprechungen und Arbeitskreisen? Welche Führungskultur herrscht vor, wie spürbar ist Führung und wie wird Kontrolle ausgeübt? Welche Führungsinstrumente sind im Einsatz und wie werden sie angewandt...

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